دور التخطيط في إدارة الوقت

يلعب دور التخطيط في إدارة الوقت دورًا أساسيًا في الشركات وتساعد الموظفين على إنهاء المهام في الوقت المحدد. يسمى فعل الشيء الصحيح في الوقت المناسب إدارة الوقت.

هذا المقال جزء من سلسلة إدارة الوقت

من الضروري للفرد أن يقدّر الوقت لأن الوقت الضائع لا يعود أبدًا ، بغض النظر عن مقدار الأموال التي تنفقها. الشخص الذي يفشل في تحقيق النتائج في الوقت المحدد يحظى بتقدير لا أحد ولا يؤخذ على محمل الجد في مكان العمل.

يلعب التخطيط دورًا محوريًا في الإدارة الفعالة للوقت. يحتاج الفرد إلى التخطيط ليومه في وقت مبكر لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من الوقت. لا فائدة من العمل فقط من أجل القيام بالعمل. يمنح التخطيط الفرد إحساسًا بالاتجاه في المنظمة ويحفزه على إكمال المهام في الوقت المحدد.

خطط كيف تريد المضي قدمًا. من المهم للفرد أن يحدد لنفسه هدفًا وهدفًا وأن يعمل بجد لتحقيق ذلك. يقترح عليك التخطيط التفصيلي الخطوات نحو تحقيق أهدافك في مكان العمل ضمن إطار زمني محدد.

يساعد التخطيط الفرد على معرفة كل ما يحتاج إلى القيام به بشكل عاجل وما يمكن القيام به بعد ذلك بقليل. لتخطيط الأشياء بشكل أفضل ، يجب على الموظفين إعداد خطة مهام حيث يمكنه تدوين المهام مقابل الفترات الزمنية المخصصة لكل نشاط. يجب أن تأتي الأنشطة ذات الأولوية العالية في المقدمة تليها الأنشطة التي لا تتطلب اهتمامًا فوريًا. يساعدك التخطيط على إنجاز المهام العاجلة والحاسمة قبل الموعد النهائي. خطط لكيفية ظهور يومك. طور عادة استخدام المنظم. يساعدك على التخطيط للأشياء بشكل أفضل. يمكنك أيضًا استخدام تقويم أعلى الجدول لنفسه. الأفراد الذين يتبنون نهجًا مخططًا ينهون العمل في الوقت المحدد مقارنة بأولئك الذين يقبلون فقط أي شيء يأتي في الطريق.

مثال على دور التخطيط في إدارة الوقت

تاريخ -………………
يوم -………………
9 صباحًا – يبدأ اليوم.
9.15 – 10 صباحًا – الرد على رسائل البريد الإلكتروني العاجلة.
10 صباحًا – 12 ظهرًا – العمل على اقتراح العميل أ ، وإعداد التقارير والبيانات اللازمة. (الأكثر إلحاحًا) العمل أيضًا على التحليل المقارن للمنافسين. (العاجلة)
12 ظهرًا – 12:30 ظهرًا – اجلس وناقش مع أعضاء الفريق بشأن القضايا المعلقة (يتعين عليك مسح جميع الأعمال المعلقة بحلول نهاية اليوم).
12.30 – 1.30 مساءً – استراحة غداء (استمتع مع زملائك العاملين).
1.30 – 1.40 مساءً – استدعاء الزوج.
1.40 – 3 مساءً – العمل على اقتراح العميل ب (لا يزال أمامك يومان).
3 مساءً – 4 مساءً – اجلس مع الرئيس للحصول على الموافقات وغيرها من القضايا المهمة.
4 مساءً – 5 مساءً – اتصل بالعملاء الحاليين والمحتملين.
5 مساءً – 5.15 مساءً – التحقق من الرسائل الشخصية.
5.15 – 6 مساءً – تجميع التقارير وإرسالها إلى المدير الفوري للتقارير.
6 مساءً – 6.15 مساءً – تنظيم محطة العمل.
ينتهي اليوم

التزم بجدولك الزمني. إذا كنت قد خصصت خمس عشرة دقيقة للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الشخصية الخاصة بك ، فتأكد من عدم الاستمرار في القيام بذلك لمدة ساعة. يجب على الفرد أن يسعى جاهدا لإنهاء المهام حسب الفترة الزمنية المخصصة لكل نشاط ؛ ومع ذلك لا يمكن تجاهل تغييرات اللحظة الأخيرة.

يساعد التخطيط بطريقة ما أيضًا في التنبؤ بمكانك بعد خمس سنوات من الآن. خطط لكيفية الوصول إلى منصب معين وفي أي وقت. التخطيط يجعل الأمور أسهل ويساعدك على تحقيق أحلامك في أقصر فترة زمنية ممكنة.