كم عدد المشاريع التي يمكن لمدير مشاريع واحد إدارتها؟

في الاسبوع الماضي كان هناك نقاش مع احد المستشارين في احدى الجهات الحكومية : ماهو عدد المشاريع المثالي لكل مدير مشروع ؟ هل يكتفي بمشروع واحد ؟ او عدد اكثر من المشاريع. كان النقاش مثري ولكن ماجعلني ادون واكتب ملخص النقاش هو رسـاله من الاخت “بنت عبدالله” عبر تويتر تستفر عن نفس الموضوع؟

عدد المشاريع التي يمكن لأي شخص ان يديرها في وقت واحد هو عامل مهم في التخطيط الاستراتيجي وادارة محفظة المشاريع. من خلال استطلاع بسيط اجرينا خلال الاجتماع, يبدو ان العدد محلياً وعالمياً هو مشروعين أو ثلاثة مشاريع في وقت واحد. ولكن يوجد عدة عوامل تؤثر على هذا الرقم. في بعض الدول والقطاعات يكون الرقم اكبر وفي اماكن اخى يكون الرقم اقل ولكن في المعدل الرقم يتراوح بين 2 و 3 مشاريع.  ويجب ان تأخذ في الاعتبار عدم تأثير جودة إدارة المشروع في حال زيادة المشاريع التي يديرها.

حجم المشاريع

يختلف حجم المشروع من مشروع الى اخر (بحكم تعريف المشاريع). ولذلك فإن حجم المشروع يؤثر بشكل جوهري على عدد المشاريع التي يمكن لمدير المشاريع ان يديرها.  بعض المشاريع تكون كبيرة وتصل لحد ان مدير مشروع واحد لايمكنه ان يديرها (مثل مشروع قطار الرياض – بإعتباره مشروع وليس برنامج). بينما هناك مشاريع يمكن ان يتم ادارتها من خلال مدير مشاريع غير متفرغ. في العادة يكون هناك معادلة لقياس حجم المشروع وتتكون المعادلة من قيمة المشروع و عدد الموظفين والتعقيد التقني وامور اخرى كثيره. لذلك فإن معرفه حجم المشاريع مهم في تحديد عدد المشاريع التي يمكن لمدير المشروع ان يديرها.

الضغط على مدير المشروع

لكل مشروع متطلبات خاصة من حيث ارتباط مدير المشروع بالمشروع نفسه, فبعد قيام مدير المشروع بالمهام الادارية والتقنية الخاصة بالمشروع , قد يكون هناك متطلبات اضافية خاصة بمدير المشروع. عدد وكمية هذه المهام يحدد عدد المشاريع التي يمكن ان يتولاها مدير المشروع. في بعض المراحل في بعض المشاريع يكون مدير المشروع شبه فاضي ولايوجد لديه اي مهام. وفي مراحل اخرى يكون جميع العمل مطلوب من قبل مدير المشروع ( مثل مرحلة البدأ والاطلاق ومرحلة الاغلاق). ولمعرفه كمية الضغط على مدير المشروع يقوم البعض بقسمة متوسط ​​عدد المشاريع سنويًا على عدد مديري المشاريع وهذه المعادلة غير عادلة وغير صحيحة. بل يجب تققيم كل مشروع وكل مرحلة وكل متطلبمن متطلبات المشاريع.

ارتباط مدير المشروع

بعد ان تكلمنا عن حجم المشروع والضغط على مدير المشروع,  يتم قياس ارتباط المشروع عادة بإستخدام قاعدة مفادها أن إدارة المشروع عادةً ما تمثل 15% – 20% من ساعات جهد المشروع. إذا قُدر أن يستغرق المشروع 1000 ساعة من الجهد ، فيجب عليك إضافة 150-200 ساعة لإدارة المشروع. ويختلف استخدام هذه الساعات حسب مرحلة المشروع. تحديد عدد ساعات ارتباط مدير المشروع يجب ان يأخذ في الاعتبار نقاطة كثيرة منها خبره مدير المشروع, تعقيد المشروع … الخ

كم عدد المشاريع التي يمكن لمدير مشروع واحد إدارتها بفعاليه؟

ما هو الحد الأقصى لعدد المشاريع التي يمكن لمدير المشروع تشغيلها بشكل متزامن قبل أن يصبح مشغول جداً؟

إذن ، كم عدد المشاريع هو العدد المثالي؟ بكل بساطة يعتمد على ( كفاءة مدير المشروع، الدعم الإداري المتاح،  نضج العمليات والاجراءات الخاصة بمكتب إدارة المشاريع)  – كل هذه العوامل تلعب دورًا في تحديد عدد المشاريع التي يمكن لمدير المشاريع ان يديرها بفاعليه.

بعد ان عرفنا حجم المشروع , والضغط على مدير المشروع و حساب ارتباط مدير المشروع, يجب ان تكون العمليه سهله.

مثـال :

مشروع 1 /

• عدد ساعات التطوير في المشروع 13000 ساعه جهد (بين تحليل وتصميم و تطوير …الخ)
• عدد ساعات ارتباط مدير المشروع = 13000 *0.15   = 1950 ساعه جهد لمدير المشروع
• في المعدل يوجد 250 يوم عمل في السنه ( 250 يوم * 8 ساعات = 2000 ساعه جهد في السنة)
• اذا من خلال حساب عدد الساعات في المشروع اعلاه , يمكن القول ان المشروع رقم 1 يحتاج مدير مشروع واحد ومتفرغ لإدارة المشروع.

مشروع 2 /

• عدد ساعات التطوير في المشروع 6000 ساعه جهد (بين تحليل وتصميم و تطوير …الخ)
• عدد ساعات ارتباط مدير المشروع = 6000 *0.15   = 900 ساعه جهد لمدير المشروع
• في المعدل يوجد 250 يوم عمل في السنه ( 250 يوم * 8 ساعات = 2000 ساعه جهد في السنة)
• اذا من خلال حساب عدد الساعات في المشروع اعلاه , يمكن القول ان مدير المشروع من الممكن ان يدير مشروع بهذا الحجم بسهولة في اطار زمني مدته عام واحد.

طريقة الحساب هذه تعطيك نظره عامه على مدى ارتباط مدير المشروع, ولكن يجب ان يكون هناك حساب اكثر دقة. كما تعلم فإن ارتباط مدير المشروع لايكون متساوي في عدد الساعات في جميع الاسابيع. سيكون هناك فترات ذروة قد يصل ارتباط مدير المشروع فيها الى اكثر من 40 ساعه اسبوعياً وفي بعض الاسابيع لايحتاج مدير المشروع اكثر من 5 -10 ساعات.  مثلاً في مرحلة الانشاء والتخطيط يكون مدير المشروع متفرغ بشكل كامل للمشروع, ومن ثم تقل المسوؤليات تدريبجياً مما يسمح لمدير المشروع بالبدأ في التخطيط و انشأ مشروع اخر بعد استقرار المشروع الاول.

 إدارة المشاريع المتعددة: تفادي الحمل الزائد للمشروع

يقولون كلما زادت عدد الكرات التي يلعب بها المهرج, زادت احتمالية سقوطة. لذلك يجب على مدير المشاريع  ان ينتبه للحد الاقصى الذي يمكن لمدير المشاريع تحملة سواء في عدد المشاريع او ضغط العمل. إذن ما الذي يمكن لمديري المشاريع فعله لتجنب الحمل الزائد؟

• تعلم أن تقول لا – اعرف متى يجب ان تقول لا
• لاتكن حريصاً على الحصول على المزيد من المشاريع في حال لم تكن لديك خطة واضحه ووقت كافي لإدارة جميع المشاريع
• تفويض أجزاء معينة من المشاريع للموظفين في المشروع.
• حدد الأولويات حسب الأهمية وتاريخ التسليم
• اقضِ وقتًا كافيًا في إدارة توقعات أصحاب المصلحة (بما في ذلك مديرك المباشر)

ولتجنب الحمل الزائد يمكنك الاطلاع على موضوع ( من المسؤول – القشة التي قصمت ظهر البعير )