سالم العنزي كاتب رأي في صحيفة مكة – مهتم في تطوير المنتجات الرقمية و التقنية
إدارة التوقعات في العمل هي عملية تحديد وتوصيل وتحقيق الأهداف والمعايير والحدود التي تحكم العلاقة المهنية بين العامل والمدير أو الزميل أو العميل. إدارة التوقعات تساعد على تجنب سوء الفهم والخيبات والصراعات في البيئة العملية، وتسهم في رفع مستوى الأداء والإنتاجية والرضا والثقة والتواصل والتعاون بين جميع أطراف العمل.
إدارة التوقعات تتطلب مهارات عديدة، منها المهارات التواصلية والتفاوضية والتحليلية والإبداعية. كما تتطلب مراعاة الخلفية الثقافية والمستوى المعرفي والشخصية والخبرة والظروف الخاصة بكل عميل أو زميل أو مدير. إدارة التوقعات ليست عملية ثابتة أو نهائية، بل عملية مستمرة ومرنة تحتاج إلى مراجعة وتحديث دوري.
في هذا المقال، سنستعرض بعض النصائح التي يمكنك اتباعها لإدارة التوقعات في العمل بشكل فعال.
1- نقل توقعاتك لمديرك أو رئيسك في وقت مبكر: هذه خطوة أساسية لبناء علاقة مهنية سليمة. عند بدء علاقتك المهنية مع مديرك أو رئيسك، عليك أن توضح له ما هي توقعاتك منه، سواء كانت تتعلق بالأجور أو الساعات أو المسؤوليات أو طريقة التوجيه أو غير ذلك. كما عليك أن تسأله عن توقعاته منك، وأن تحدد معه الأهداف المشتركة والخطط الزمنية. هذا يساعد على تجنب المفاجآت أو المطالب غير المنطقية أو المشكلات في المستقبل.
2- التذكير بالتوقعات من وقت لآخر: لضمان استمرارية الانسجام في العلاقة المهنية، عليك أن تذكِّر نفسك ومديرك أو رئيسك بالتوقعات التي اتفقتم عليها في بداية العلاقة. يمكنك ذلك من خلال إرسال رسائل بريد إلكتروني أو إجراء اجتماعات دورية أو إنشاء تقارير مخصصة. هذه الخطوة تساعد على قياس مدى تحقيق التوقعات، وإبراز الإنجازات، وتحديد المشكلات، وإجراء التغييرات اللازمة.
3- طلب تغذية راجعة عن أدائك ومستوى تحقيق التوقعات: هذه خطوة مهمة لتطوير نفسك مهنيًا. عليك أن تسأل مديرك أو رئيسك عن رأيه في أدائك، وأن تستفسر عن نقاط قوتك وضعفك، وأن تطلب منه نصائح لتحسين جودة عملك. كما عليك أن تشاركه رأيك في أدائه، وأن تثني على جهوده، وأن تبدي اقتراحات لزيادة فعالية التعامل معه.
4- التفاهم على المسؤوليات والأولويات والموارد المتاحة: هذه خطوة ضرورية لتنظيم العمل وتحقيق النتائج المرجوة. عليك أن تتفق مع مديرك أو رئيسك على ما هي المهام والمشاريع التي تقع على عاتقك، وما هي الأولوية التي تعطى لكل منها، وما هي الموارد والدعم الذي تحتاجه لإنجازها. كما عليك أن تبلغه بأي صعوبات أو عوائق تواجهك في أثناء العمل، وأن تطلب منه المساعدة أو التدخل عند الحاجة.
5- التحلي بالصدق والشفافية في حالة عدم قدرتك على تحقيق التوقعات: هذه خطوة مسؤولة ومحترمة تظهر احترافيتك وثقتك. عليك أن تخبر مديرك أو رئيسك بصراحة إذا كنت تشعر بأن التوقعات التي وضعها لك غير واقعية أو غير ملائمة لظروفك أو قدراتك. كما عليك أن تبلغه بأسباب عدم قدرتك على تحقيق التوقعات، وأن تقدم اعتذارًا أو تبريرًا مقبولًا، وأن تبحث معه عن حلول بديلة أو مرضية.
6- إدارة توقعات عملائك بتحديد ما يمكن وما يتحتم تحقيقه وإعادة ضبط التوقعات التي لا يمكن أو غير المجدي تحقيقها: هذه خطوة استراتيجية تساعد على بناء علاقة طويلة الأمد مع عملائك. عليك أن تستمع بانتباه إلى احتياجات ورغبات عملائك، وأن تفهم سبب وجود هذه التوقعات، وأن تشرح لهم ما هي الخدمات أو المنتجات التي يمكنك تقديمها لهم، وما هي الفوائد والقيود المرتبطة بها. كما عليك أن تضبط توقعات عملائك بإظهار الأدلة أو الشهادات أو الأمثلة التي تثبت جودة وفعالية خدماتك أو منتجاتك.
7- مفاجأة عملائك بتجاوز توقعاتهم من وقت لآخر: هذه خطوة إضافية تساعد على إثارة إعجاب عملائك وزيادة رضاهم وولائهم. عليك أن تبحث عن فرص لإسعاد عملائك بشكل غير متوقع، سواء كان ذلك بإضافة قيمة إضافية إلى خدماتك أو منتجاتك، أو بإرسال هدية أو رسالة شكر، أو بإظهار اهتمام خاص بظروفهم أو احتفالاتهم.
إلى هنا نصل إلى نهاية مقالنا حول إدارة التوقعات في العمل. نأمل أن يكون قد نال إعجابك وفائدتك. إذا كان لديك أي استفسار أو اقتراح، فلا تتردد في التواصل معني
