كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة

الاجتماعات جزء من العمل. لذلك سوف نناقش اليوم كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة. الاجتماعات الجيدة هي جزء من تجربة الموظف الرائعة. ومع ذلك، بينما كنت على استعداد لكتابة هذا المقال، بدا واضح لي انه لا يوجد نقص في المقالات حول الاجتماعات. إذا أجريت القليل من البحث ، فستجد أن معظم التعليقات والعبارات حول الاجتماعات تتراوح من “قاتل الإنتاجية” إلى “مضيعة كبير للوقت” إلى “عديمة الفائدة”. هل تساءلت عن سبب وجودك في اجتماع؟ إن لم تكن تعرف ماهو هدف الإجتماع. فبكل تأكيد إن الإجتماع غير ناجح.

محتويات المقال

كيفية إدارة وعمل الاجتماعات للموظفين

لكي يكون الاجتماع ناجحاً ومنتجاً ومثمراً، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل إدارة الاجتماعات النجاحه إلى ثلاثة أقسام. قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناء التحضير وقسم بعد الانتهاء منه.

إدارة الاجتماعات الناجحة – التحضير للإجتماع

عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله )
1. استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .
  يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع .
2. لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا ليس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع .
3. يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له .
4. من لوام نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة ، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه .
5. يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك .
6. لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك .
7. ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم .

تنظيم الاجتماعات – خلال الإجتماع

عوامل النجاح أثناء الاجتماع :
1. التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
2. الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .
3. السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .
4. افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .
5. التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .
6. اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .
7. تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .
8. تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .
9. إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .
10. عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .
11. لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه ، أو يسيء إلى غيره ، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة .
12. في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .
13. إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .

أهداف الاجتماعات – بعد الإجتماع

عوامل النجاح بعد الاجتماع :
1. تزويد كل عضو بما يخصه من القرارات الاجتماع .
2. تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .
3. حسن توديع المشاركين في الاجتماع .
4. وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقوم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .

عناصر الاجتماع الناجح

لكي نعرف عناصر الإجتماع الناجح, يجب ان نعرف ان من اهم أسباب فشل الاجتماعات. عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقناعتهم بهذا الهدف. لذلك فإن اي اجتماع يخرج منه الموظفين او المشاريكن في الإجتماع بدون هدف واضح او خطة عمل واضحه هو إجتماع غير ناجح.