ادارة التغيير

إدارة التغيير تبدأ عندما ترغب المؤسسات في مواكبه السوق. حيث ان عدم وجود التغيير يعني موت الشركة. جميع الشركات في جميع القطاعات تحتاج ان تحسن الأداء أو اغتنام الفرص أو معالجة القضايا الرئيسية، لذلك فهي غالباً تحتاج تغييرات في العمليات والأدوار الوظيفية والهياكل التنظيمية وأنواع واستخدامات التكنولوجيا.

لا يمكن لأي منظمة أن تقف مكتوفة الأيدي. هناك دائمًا تحديات جديدة يجب مواجهتها وطرق أفضل للقيام بالأشياء. ومع ذلك ، يجب التخطيط لكل تغيير تحتاج إلى إجرائه وتنفيذه بعناية ، وإلا فقد يؤدي إلى ضرر أكثر مما ينفع!

وهنا يأتي دور إدارة التغيير. واتي تعني نهج منظم يضمن تنفيذ التغييرات بدقة وسلاسة ويكون لها التأثير المطلوب.

هذا المقال جزء من سلسلة إدارة المشاريع

ما هي إدارة التغيير؟

إدارة التغيير هي تطبيق عملية منظمة ومجموعة من الأدوات لقيادة عملية التحول لتحقيق النتيجة المرجوة.

في حين أن جميع التغييرات فريدة من نوعها وجميع الأفراد فريدون ، إلا أن عقودًا من البحث تظهر أن هناك إجراءات يمكننا اتخاذها للتأثير على الأشخاص في تحولاتهم الفردية. توفر إدارة التغيير نهجًا منظمًا لدعم الأشخاص في مؤسستك ومساعدتهم على الانتقال من أوضاعهم الحالية إلى أوضاعهم المستقبلية.

مستويات إدارة التغيير

عندما يتحدث الناس عن إدارة التغيير يكون الكلام في العادة عن ثلاثة مستويات:

إدارة التغيير الفردي

في حين أنه رد فعل إنساني نفسي وفسيولوجي طبيعي لمقاومة التغيير ، فإننا في الواقع مخلوقات مرنة تمامًا. عندما يتم دعمنا في أوقات التغيير ، يمكننا أن نكون متكيفين وناجحين بشكل رائع.

يتطلب التحول الفردي فهم كيفية قبول الناس للتحول وما يحتاجون إليه من أجل التحول بنجاح. كما يتطلب أيضًا معرفة كيفية مساعدتهم على إجراء الانتقال. ما هي الرسائل التي يحتاج الناس لسماعها؟ متى يجب إرسالها ومن يجب أن يأتوا؟ ما هو الوقت الأمثل لتعليم شخص ما مهارة جديدة؟ كيف تدرب الناس على إظهار سلوكيات جديدة؟ وما الذي يجعل التغييرات “ثابتة” في عمل شخص ما؟ يعتمد هذا المستوى على تخصصات مثل علم النفس وعلم الأعصاب لتطبيق أطر قابلة للتنفيذ على التغيير الفردي.

بعد سنوات من دراسة كيفية قبول الأفراد للتغيير وما الذي يؤثر عليهم في أوقات التغيير ، طور Prosci نموذج ADKAR للتغيير الفردي. اليوم ، هو أحد نماذج التغيير الأكثر استخدامًا في العالم. ADKAR هو اختصار للنتائج الخمس التي يجب على الشخص تحقيقها للمضي قدمًا في عملية التغيير الفردي بنجاح: الوعي ، والرغبة ، والمعرفة ، والقدرة ، والتعزيز.

إدارة التغيير التنظيمي أو القائم على المبادرة

بينما تحدث كل التغييرات على المستوى الفردي ، غالبًا ما يكون من المستحيل على فريق المشروع إدارة التغيير على أساس كل شخص على حدة. تزودنا إدارة التغيير التنظيمي بالخطوات والإجراءات التي يجب اتخاذها على مستوى المشروع أو المبادرة لدعم مئات أو آلاف الأفراد المتأثرين بالمشروع.

تتضمن إدارة التغيير التنظيمي أولاً تحديد المجموعات والأشخاص الذين سيحتاجون إلى التحول كنتيجة للمشروع والطرق التي سيحتاج كل منهم للتغيير. تتضمن إدارة التغيير التنظيمي بعد ذلك إنشاء خطة مخصصة لضمان حصول الموظفين المتأثرين على الوعي والقيادة والتدريب والتدريب الذي يحتاجون إليه من أجل التغيير بنجاح. يجب أن تكون قيادة التحولات الفردية الناجحة هي المحور المركزي للأنشطة في إدارة التغيير التنظيمي.

تكمل إدارة التغيير التنظيمي جهود إدارة المشروع. تضمن إدارة المشروع أن حل مشروعك قد تم تصميمه وتطويره وتسليمه. تضمن إدارة التغيير أن يشارك الأشخاص بشكل فعال ويتبنون ويستخدمون حل مشروعك. عند التكامل بشكل فعال ، فإن النظامين يخلقان عرض قيمة موحد.

عند إدارة التغيير على المستوى التنظيمي / المبادرة ، يجب أن تسد العملية الفجوة بين التحول الفردي و التحول التنظيمي. تعد عملية Prosci 3-Phase مكونًا رئيسيًا لمنهجية Prosci الشاملة ، وهي مدعومة بالبحوث والأدوات لتطبيق التحول على مستوى المؤسسة / المبادرة.

القدرة على إدارة التغيير المؤسسي

إدارة التغيير المؤسسي هي كفاءة أساسية تنظيمية توفر تمايزًا تنافسيًا والقدرة على التكيف الفعال مع العالم المتغير باستمرار. تعني قدرة إدارة التغيير في المؤسسة أن إدارة التغيير الفعالة مضمنة في أدوار مؤسستك وهياكلها وعملياتها ومشاريعها وكفاءاتها القيادية. يتم تطبيق عمليات إدارة التغيير باستمرار وفعالية على المبادرات ، ويتمتع القادة ومديرو الأفراد بالمهارات اللازمة لتوجيه فرقهم من خلال التغيير ، ويعرف الموظفون ما يطلبونه لتحقيق النجاح.

نتيجة امتلاك القدرة على إدارة التغيير المؤسسي هو أن الأفراد والفرق مجهزون لتبني التحول في جميع الأشكال والأحجام بسرعة وفعالية. هذه المنظمات أكثر مرونة – فهي تستجيب بسرعة لتغيرات السوق ، وتتبنى المبادرات الإستراتيجية ، وتعتمد تقنيات جديدة ذات تأثير إنتاجي أقل. باختصار ، يجعلون تبني التغيير جزءًا من كيفية عمل المنظمة. من الواضح أن هذه القدرة لا تحدث بالصدفة. بناء القدرة على التغيير المؤسسي هو استثمار ورحلة تتطلب نهجًا استراتيجيًا وعملية مقصودة لتضمين التحول عبر المؤسسة.

المبادئ الأربعة لإدارة التغيير

تعتمد إدارة التغيير الناجح على أربعة مبادئ أساسية:

المبدأ 1: فهم التغيير

لتعزيز فوائد التغيير بنجاح ، عليك أن تفهمها بنفسك. لذا ، فكر في:

• لماذا تحتاج للتغيير. ما هي أهدافك الرئيسية؟
• ماذا ستكون فوائد التغيير على المنظمة؟
• كيف ستؤثر إيجابيا على الناس؟
• كيف سيؤثر على طريقة عمل الناس؟
• ما الذي يتعين على الناس فعله لتحقيق التغيير بنجاح؟

المبدأ 2: خطة التغيير

لا يحدث التغيير الفعال عن طريق الصدفة فقط ، وأي خطة تضعها يجب أن تكون مناسبة لمؤسستك. يمكن أن تختلف الطريقة التي تدار بها مشاريع التغيير من منظمة إلى أخرى. لدى البعض منهجيات تغيير صارمة للغاية ، في حين أن البعض الآخر أكثر انفتاحًا ومرونة في نهجهم.

ومع ذلك ، بشكل عام ، سوف تحتاج إلى مراعاة ما يلي:

• رعاية. كيف ستؤمن وتشارك وتستخدم وتستخدم الدعم الرفيع المستوى ورعاية التغيير؟
• المشاركة. من هو الأفضل لمساعدتك في تصميم التغيير وتنفيذه؟ على سبيل المثال ، هل ستحتاج إلى خبرة خارجية؟ أو يمكنك استخدام الموارد الداخلية؟
• في شراء. يكون التغيير أكثر فاعلية عندما تكون قادرًا على كسب الدعم من الناس في جميع أنحاء العمل. كيف تخطط لتحقيق ذلك؟
• تأثير. أخيرًا ، فكر في الشكل الذي يجب أن يبدو عليه النجاح. كيف ستتنبأ وتقيّم تأثير التغيير الذي تحتاج إلى إجرائه؟ ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها؟

المبدأ 3: تنفيذ التغيير

إذن ، كيف ستحدث التغيير بالضبط؟

كما رأينا ، هناك العديد من الاستراتيجيات المختلفة التي يمكنك اختيارها لوضع التغيير الخاص بك موضع التنفيذ. نموذج التغيير المكون من 8 خطوات لـ Kotter ، على سبيل المثال ، يشرح كيفية ضخ إحساس بالإلحاح في أفعالك ، بحيث تبني الزخم وتشجع الجميع على دعم تغييراتك.

وفي الوقت نفسه ، يذكرك منحنى التغيير بأن تكون على دراية بمشاعر الناس أثناء وضع خطتك موضع التنفيذ. إنه يوضح المراحل التي نميل جميعًا إلى المرور بها أثناء التغيير التنظيمي – من الصدمة والإنكار ، إلى النقطة التي نستثمر فيها بالكامل في النهج الجديد.

مهما كانت الأدوات التي تختارها ، يمكن أن تساعدك الخطوات التالية على تنفيذ التغيير بطريقة إيجابية:

• تأكد من أن جميع المشاركين في التغييرات يفهمون ما يجب أن يحدث – وما يعنيه ذلك بالنسبة لهم.
• وافق على معايير النجاح لتغييراتك ، وتأكد من قياسها والإبلاغ عنها بانتظام.
• ضع خريطة وحدد جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين الذين سيشاركون في التغيير وحدد مستوى مشاركتهم.
• تحديد أي احتياجات تدريبية يجب معالجتها من أجل تنفيذ التغيير.
• عيّن “وكلاء التغيير” ، الذين سيساعدون في تطبيق الممارسات الجديدة – والذين يمكن أن يكونوا قدوة للنهج الجديد.
• ابحث عن طرق لتغيير عادات الناس ، بحيث تصبح الممارسات الجديدة هي القاعدة.
• تأكد من دعم الجميع طوال عملية التغيير.

المبدأ 4: التواصل

يمكن أن يكون الاتصال عنصرًا حاسمًا في إدارة التغيير. يجب أن يكون التغيير الذي تريد تنفيذه واضحًا وملائمًا ، حتى يفهم الناس ما تريدهم أن يفعلوه ولماذا يحتاجون إلى القيام به. ولكن عليك أيضًا ضبط النغمة الصحيحة ، بحيث تحصل على رد الفعل العاطفي الذي تأمل فيه.

إنها لفكرة جيدة أن تربط التغييرات التي تخطط لها ببيانات مهمة أو رؤية مؤسستك. لن يساعد هذا الأشخاص على رؤية كيفية تأثير التغيير بشكل إيجابي على “الصورة الأكبر” فحسب ، بل سيوفر لهم أيضًا رؤية ملهمة ومشتركة للمستقبل.

تأكد أيضًا من ممارسة الإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة. سيضمن ذلك إرسال الرسالة المناسبة للأشخاص المناسبين ، في الوقت المناسب ، للحصول على الدعم الذي تحتاجه لمشروعك.

نموذج إدارة التغيير ADKAR هو أداة مفيدة بشكل خاص يمكنك استخدامها للمساعدة في توصيل التغيير الخاص بك. يحدد خمسة أشياء يجب أن تتناولها في اتصالاتك:

• الوعي (بالحاجة للتغيير).
• الرغبة (المشاركة فيها ودعمها).
• المعرفة (عن كيفية التغيير).
• القدرة (للتغيير).
• التعزيز (للحفاظ على التغيير على المدى الطويل).