كيف تكون مدير مشروع ناجح

مدير مشروع ناجح من المهام والوظائف الصعبة والشاقة. سواء كنا نتحدث عن تطوير البرامج أو التخطيط او إدارة الموظفين او حتى التعامل مع العملاء و أصحاب المصلحة. في كثير من الأحيان ستصادف العديد من التحديات والعقبات قبل أن تصل إلى المرلحة المرجوة من الناجح.

والقدرة على التغلب على التحديات غير المتوقعة والتعامل معها أثناء مراحل المشروع هو ما يجعل مدير المشروع ناجحًا. سيتمكن مدير المشروع المتمرس من تطوير إدارة المشروع في سياق ثقافة شركته ومواءمة الأهداف مع الممارسات المعتمدة في المنظمة التابع لها. وراء كل مشروع ناجح، أو نظام مصمم بشكل رائع، أو منتج رقمي، يوجد مدير مشروع يتمتع بمجموعة من المهارات الحادة. الشخص الذي لا يخشى أن يعلق، يدفع الفريق للأمام، ويعيد الجميع للوقوف على أقدامهم عندما تسوء الأمور.

مواضع تهمك لكي تكون مدير مشاريع ناجح

إدارة المشاريع

المجالات المعرفية لإدارة المشاريع

الفرق بين إدارة المشروع والبرنامج و المحفظة

دورة الحصول على شهادة PMP®

تعريف المشروع

دعنا نستكشف تلك المهارات الخمس الأساسية التي تؤدي إلى النجاح وتخلق بيئة من الثقة والتواصل والإنتاجية.

كيف تكون مدير مشروع ناجح

1. تعزيز كفاءة الاتصالات
2. إدارة سير العمل ، وليس الأشخاص
3. اتخاذ قرارات بناء على البيانات
4. إدارة التوقعات وقل “لا”
5. تعزيز مناخ من التحسين المستمر

تعزيز كفاءة الاتصالات

لطالما كان التواصل الواضح والفعال في طليعة أي مشروع ناجح. ومع ذلك، فمن المفارقات أنه في الوقت الذي تكون فيها قنوات الاتصال متوفرة للغاية، لم يعد التواصل بين الزملاء واضحًا ومثمرًا. وإذا كان التواصل بين اعضاء الفريق تفتقر إلى النظام والتنظيم، فسيكون له تأثير ضار على نجاح المشروع وكذلك الشركة، وهو تأثير أكبر من سوء التواصل نفسه.

هنا يأتي دور مدير المشاريع الممحترف والناجح. مدير المشروع الناجح ليس قادرًا على إنشاء بيئة تعاونية للغاية فقط، بل يعرف أيضًا كيفية تعزيز المشاركة والحفاظ على التواصل الفعال. إن فهم قيمة الحفاظ على معلومات جيدة التنظيم ومتوفرة هو الخطوة الأولى نحو ثقافة منتجة في فريقك.

تنجرف العديد من الفرق عن طريق الأدوات والتقنيات الافتراضية إلى درجة إهمال التعاون وجهًا لوجه. من المهم التأكد من جدولة اجتماعات المشروع بانتظام وعلى أساس واضح. ساعد الفريق في العثور على الطريقة الأكثر راحة لمناقشة مهامهم وطرح الأسئلة. تُعد الاجتماعات اليومية طريقة جيدة لتهيئة الحالة المزاجية المثمرة للفريق وبدء اليوم على قدم وساق.

مهارة إدارة الاجتماعات

إدارة سير العمل ، وليس الأشخاص

يميل معظم مدراء المشاريع إلى الانغماس في الممارسة غير المجدية للإدارة التفصيلية. الفريق الذي لا يثق بمديره لايوجد لديه أي فرصة للنجاح. لكن الفريق الذي يمتلك مديرًا قادرًا على تحمل المسؤولية دون أن يكون مهووسًا بالسيطرة في وضع أفضل بكثير.

مدير المشروع الناجح يعرف أن التحكم المفرط في الفريق (أو الأسوأ من ذلك – إلقاء اللوم عليهم بسبب الاخطأ أو أوجه القصور) ليس حلاً أبدًا. بدلاً من ذلك، يعرف مدير المشروع الناجح أن تعيين الأشخاص المناسبين للوظائف المناسبة وتوفير التدريب والتوجيه والتطوير الشخصي أمرًا أساسيًا لحل الإدارة التفصيلية.

إن الصورة النمطية القديمة للهيكل التنظيمي الصارم مع وجود قواعد واضحه قد انقرضت تقريبًا. يثق مدراء المشاريع الناجحين في قدرات فرقهم ويحترمونها ويركزون على حل الخلافات وتحسين أوقات التسليم.

وهم يعرفون أيضًا أن كفاءة سير العمل هي حجر الزاوية في المشاريع الناجحة. يعد إنشاء سير عمل سلس بدون تأخير وعوائق أحد أهم أولويات مدراء المشاريع. وللقيام بذلك، يتعين على المرء تقليل حدوث التحديات و الصعوبات في وقت مبكر وتسوية النزاعات بحذر ودون تأخير.

تتضمن طريقة كانبان مجموعة من الممارسات التي تمكن مدراء المشاريع الناجحين من تحقيق كل ما سبق. إنه نهج يتعارض مع فكرة الاستفادة من كل دقيقة من وقت فريقك. بدلاً من ذلك ، فإنه يركز على موازنة الطلب والقدرة على تحقيق الكفاءة المثلى لسير العمل.

اتخاذ قرارات بناء على البيانات

يتواجد مدراء المشاريع لاتخاذ القرارات. وعادة ما يتم تقييمهم من خلال مقدار القرارات الصحيحة التي يتخذونها. كيف يمكنك تطوير هذا المهارة؟ الطريقة الوحيدة لدعم القرار هي بإستخدام حجة صحيحة والتي لن تكون بدون توضيح البيانات وراء قرارك. تمتلك معظم الشركات الأرقام والبيانات ولكن لا تعرف كيفية استخدامها ونادرًا ما تستفيد منها.

تساعد تحليلات Kanban مديري المشاريع الناجحين على تتبع أوقات التسليم، وتحديد التحديات فورًا ، والاعتماد على تقديرات احتمالية عالية. يمكن أن تساعدك مخططات التدفق التراكمي والمخططات الزمنية للدورة على زيادة الإنتاجية، وتحديد مجالات التحسين والتطوير، وتحسين تدفق القيمة بالكامل لعملك.

إدارة التوقعات وقل “لا”

في سوق مشبع للغاية، تأتي طلبات العمل والعملاء باستمرار. ومع ذلك، يدرك مدير المشروع الناجح أنه من الضروري أن يقول لا في بعض الأحيان ؛ باحترام ولكن بحزم.

إذا كانت قائمة مهامك مليئة بالمهام، فيجب أن تسأل نفسك ما إذا كان فريقك قادرًا على التعامل مع عمل جديد. هذا فن إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة. يدرك مدير المشروع الناجح قدرة فريقه. هو أيضًا قادر على التفكير قبل الموافقه على طلب جديد وقول لا إذا لزم الأمر.

يعتبر وضع رفاهية فريقك وإدارة التوقعات الواقعية نهجًا مهمًا لإدارة المشروع. بهذه الطريقة، يحمي مدراء المشاريع الناجحين فريقهم من الإرهاق، وسير عملهم من التعثر، ومشروعهم من التأخيرات المكلفة التي لا يمكن تجنبها.

قد يكون رفض طلب عمل أو عميل أمرًا صعبًا ولكنه الخطوة الأكثر أهمية نحو تحديد أولويات العمل بكفاءة. إن السوق سريع التطور يعني أن فرق العمل بحاجة إلى تحديد العمل الذي يحمل أعلى قيمة لأعمالهم والتقاط المهام المطلوبة بناءً على أهميتها وإلحاحها. يضمن التحديد الفعال للأولويات ميزة تنافسية وسير عمل محسّنًا بالإضافة إلى جودة التسليمات التي تلبي متطلبات العميل والموعد النهائي.

تعزيز مناخ من التحسين المستمر

ليس من قبيل المصادفة أن الشركات التي فشلت في الابتكار لم تعد موجودة في النهاية. بصفتك مدير مشروع، فمن واجبك التأكد من أن جميع الأعضاء يكتسبون مهارات جديدة في جميع الأوقات. إن افتراض أن فريقك يعرف كل شيء ولا يتطلب أي تدريب وتعليم منتظمين يمكن أن يؤدي إلى فشل العمل.

يعرف مدراء المشاريع الناجحون أن الوقت اللازم للتحسين أمر ضروري ويشجعون ذلك. طريقة واحدة للقيام بذلك هي من خلال إدارة الوقت الضائع للفريق. تبنت بعض الشركات سياسة تخصيص ما يصل إلى 20٪ من وقت موظفيها للتدريب والقراءة وصقل مهاراتهم.

وبالمثل ، لديهم ميزانية مخصصة للمؤتمرات والدورات والندوات. تعد شركات البرمجيات التي تنظم Hackathons مثالًا رائعًا على هذه الاستراتيجية. يا لها من طريقة رائعة لتعزيز التنافسية الإيجابية بين زملائك بينما تشجع في نفس الوقت على تحسين الشعور بالذات والمرح.

يعد التحسين المستمر أمرًا ضروريًا لتحسين العمليات التجارية وضمان قيام الموظفين بتوسيع مجموعة مهاراتهم والتقدم في الاتجاه الصحيح. مبادرات تطويرية للموظفين و بناء فرق العمل

استعادية الفريق هي إستراتيجية شائعة بشكل متزايد عندما يتعلق الأمر بتحديد مجالات التحسين داخل الفريق. اجمع الفريق حولك ، وتأكد من أن الجميع يشعرون بالراحة والأمان قبل أن تطلب التفكير في أدائهم في الأسبوعين الماضيين. الأسئلة التالية هي نقطة انطلاق رائعة:

• ما الذى اصبح بحالة جيده؟
• ما هي العقبات التي واجهناها؟
• ماذا تعلمنا من كليهما؟
• ما الذي لا يزال غير واضح؟
• كيف تمضي قدما؟

سيتخذ مدراء المشاريع الناجحون إجراءات بناءً على التعليقات الواردة من فريقهم. علاوة على ذلك ، سوف يستفيد مدير المشروع الجيد من طريقة كايزن لتعزيز التحسين التدريجي على أساس أوجه القصور السابقة.

أخيرًا ، لا تقلل أبدًا من التأثير العميق الذي يمكن أن تحدثه مشاركة الفريق. لتحقيق التحسين المستمر ، تحتاج إلى التأكد من أن جميع الأعضاء ملتزمون تمامًا بنمو الأعمال. هذا التقدم المتماسك هو الهدف النهائي لكل مدير مشروع ناجح.

كيف يتصرف مدير المشروع الناجح

بعد ان وضعنا اهم خمس نقاط يمكن ان يعتمد عليها مدير المشروع الناجح. يجب ان تعلم ان مدير المشروع الناجح يجب ان يكون قادر على التفاعل السريع مع اللحظة والالتحديات والقرارات. ويجب عليه تقييم المواقف وإتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.

مهام و مسؤوليات مدير المشروع

مدير المشروع الناجح ديناميكي

نادرا ما ينجح مدراء المشاريع السلبيون. يحتاج أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة إلى شخص على استعداد لاتخاذ القرارات بما يخدم المصلحة العليا للمشروع .

يمكن أن يؤدي مجرد التفاعل مع الاحداث إلى جعل المشروع فوضويًا ويؤدي إلى التأخير والفشل. بدلاً من ذلك ، يجب ان يكون مدراء المشاريع الناجحون سباقين من البداية، ويرسمون ما يجب القيام به ومتى.

كم عدد المشاريع التي يمكن لمدير مشاريع واحد إدارتها؟