إدارة المشاريع

المشاريع هي وسيلة للتغيير,إدارة المشاريع هي الطريقة التي يتم بها هذا التغيير. أصبحت المنظمات والشركات بشكل متزايد متوجهه نحو إدارة المشاريع وتبحث عن مدراء المشاريع المبدعين الذين يتمتعون بمهارات في الاتصال ، والقيادة ، وإدارة الفريق ، وإدارة التغيير ، وتحسين العمليات. في هذا المقال المفصل سوف استعرض إدارة المشاريع بشكل كامل ودقيق.

المشاكل والتحديات توجد في كل منظمة او شركة. المشكلات او التحديات وتطوير المنتجات والأنظمة هي مجرد عدد قليل من المشاكل المستمرة التي يجب على الإدارة أن تهتم بها إذا أرادت البقاء على قيد الحياة والمنافسة. يتم إنشاء المشاريع بشكل عام لتنفيذ هذه التغييرات ويكون هناك شخص مسؤول دائمًا عن إكمال كل مشروع بنجاح.

كل مشروع فريد من نوعه من حيث المشاكل التي يحلها، والأولويات والموارد المخصصة له، والبيئة التي يعمل فيها، وموقف مدير المشروع وأسلوبه المستخدم لتوجيه أنشطة المشروع والتحكم فيها. لذلك، يجب تصميم الهيكل التنظيمي للمشروع ليتناسب مع قيود تشغيل المشروع. قد لا يكون الهيكل التنظيمي المنفذ هو نفس الهيكل المستخدم طوال دورة حياة المشروع بسبب التغييرات في الأولويات والموارد المتاحة وموظفي المشروع والقوانين وغيرها من الحالات الطارئة. بغض النظر عن هيكل إدارة المشروع المختار ، يجب أن تدرك الإدارة أن حالة التوازن الديناميكي بين الموظفين المحدودين والموارد المالية وأهداف المشروع ستكون ضرورية إذا أريد لإدارة المشروع أن تكون ناجحة في منظمتهم الخاصة. قبل التطرق إلى الأدوات والتقنيات الرئيسية لإدارة المشاريع.

ماهي إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع هي عملية تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعارف والخبرات لتحقيق أهداف المشروع المحددة وفقًا لمعايير قبول المشروع ضمن المعايير المتفق عليها. إدارة المشاريع لها مخرجات نهائية مقيدة بمقياس زمني وميزانية محدودة.

ماهي ادارة المشاريع

المفاهيم الأساسية في إدارة المشاريع

ما هو المشروع؟

المشروع عبارة عن مسعى فريد عابر يتم تنفيذه لتحقيق الأهداف المخططة ، والتي يمكن تحديدها من حيث المخرجات أو النتائج أو الفوائد. عادة ما يعتبر المشروع ناجحًا إذا حقق الأهداف وفقًا لمعايير القبول الخاصة بهم ، في غضون جدول زمني وميزانية متفق عليها. الوقت والتكلفة والجودة هي اللبنات الأساسية لكل مشروع.

• الوقت: الجدولة عبارة عن مجموعة من التقنيات المستخدمة لتطوير وتقديم الجداول التي تظهر متى سيتم تنفيذ العمل.
• التكلفة: كيف يتم الحصول على الأموال اللازمة وإدارة الأموال؟
• الجودة: كيف سيتم ضمان الملاءمة لغرض النتائج وعمليات الإدارة؟

العامل الرئيسي الذي يميز إدارة المشروع عن مجرد الإدارة هو أن لديها هذا الناتج النهائي ويتم تنفيذها خلال مدة زمنية محدودة ، على عكس الإدارة التي هي عملية مستمرة. لهذا السبب يحتاج مدير المشروع إلى مجموعة واسعة من المهارات ؛ غالبًا مهارات تقنية ، وبالتأكيد مهارات إدارة الأفراد والوعي التجاري الجيد.

وتختلف تعاريف ادارة المشاريع حسب المدرسة او المنهجية المستخدمة.

تعريف المشروع

خصائص المشروع

يمكن تصنيف كل نشاط داخل المنظمة او الشركة تقريبًا على أنه مشروع له خصائص فريدة ومستويات متفاوتة من الأهمية بالنسبة للمنظمة. يتم تعريف المشروع على أنه تعهد مخطط للأنشطة ذات الصلة للوصول إلى هدف له بداية ونهاية. تحل جميع المشاريع نوعًا من المشاكل، ولكن يمكن أيضًا إنشاء المشاريع ببساطة لتحديد وتعريف الحلول البديلة الممكنة للمشكلات.

الخصائص السبع الأساسية للمشروع :

• الهدف: لكل منها هدف محدد للوصول إليه.
• الجدول الزمني: النقطة الزمنية التي يجب إنجازها فيها.
• التعقيد: هل التكنولوجيا موجودة لتحقيق أهداف المشروع؟
• حجم وطبيعة المهمة: خطة عمل خطوة بخطوة.
• الموارد: العمالة والموظفين والمعدات والمواد والمرافق ، إلخ.
• الهيكل التنظيمي: “دمج” متطلبات المشروع في المنظمة الحالية.
• نظم المعلومات والتحكم: يجب تنظيم هذه الأنظمة للتعامل مع المشكلات من خلال خطوط السلطة النموذجية (Prin. of Project Mgmt).

المكونات الأساسية لإدارة المشاريع هي:

المجالات المعرفية العشرة في إدارة المشاريع

يقسم معهد إدارة المشاريع PMI ، في كتابه المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) ، إدارة المشروع إلى 10 مجالات قابلة للفهم. والتي تتزامن مع المراحل الزمنية لإدارة المشروع وهي المجالات الفنية الأساسية.

1. تكامل المشروع
2. نطاق المشروع
3. وقت المشروع
4. تكلفة المشروع
5. جودة المشروع
6. إدارة الموارد البشرية
7. اتصالات المشروع
8. مخاطر المشروع
9. المشتريات المشروع
10. أصحاب المصلحة في المشروع

وللمزيد حول المجالات المعرفية يمكنك الإطلاع على المجالات المعرفية لإدارة المشاريع

لماذا تعتبر إدارة المشاريع مهمة؟

الفائدة الرئيسية هي إكمال المشاريع مع وجود خريطة طريق للنجاح. عندما يكون لديك عمليات وإجراءات واضحة لإنشاء المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها، فستصل إلى خط النهاية في الوقت المناسب، وستكون نتائجك النهائية ناجحة.

الفوائد إدارة المشروع:

• زيادة الإنتاجية والكفاءة ، مع انخفاض التكاليف. نريد إنشاء سلع أو خدمات ممتازة بنصف التكلفة (من حيث الوقت والمال).
• تحسين رضا العملاء. إذا حصل عملاؤك (حتى لو كانوا من أقسام اخرى في الشركة) على منتجات من الدرجة الأولى دون إنفاق الكثير من المال أو إضاعة الوقت، فيمكنك المراهنة على أنهم سيكونون سعداء!
• تحسين التعاون. إذا كنت تعرف أنت وأعضاء فريقك ما يجب القيام به، ولديك الأدوات المناسبة لمشاركة المعرفة، فإن إكمال المشاريع في الوقت المناسب سيصبح سهل جداً.
• عقبات أقل في طريقك. تساعدك ممارسات إدارة المشروع على تحديد وتقييم المخاطر في وقت مبكر.
• ميزة تنافسية. يعد استخدام إدارة المشروع لتقديم منتجات / خدمات / نتائج ممتازة هو الطريقة الوحيدة المؤكدة للنجاح في السوق.

منهجية إدارة المشاريع

تعرض أهرامات مصر وسور الصين العظيم نتائج إدارة المشروع الناجح منذ آلاف السنين. هناك القليل من الوثائق للطرق القديمة في إدارة المشاريع، ولكن أساليب إدارة المشاريع الحالية تنحدر في الإصل من أفكار قديمة.

منهجية إدارة المشاريع قد تكون علمًا، ولكنها ليست علمًا دقيقًا. فلا توجد طريقة ثابتة تشمل جميع المشاريع. هناك PMI و Prince و Agile .. الخ. قد تكون محظوظًا ولديك مشروع يتناسب تمامًا مع إحدى هذه الطرق، أو قد تحتاج إلى بناء نظام هجين خاص بك. أو نظام جديد تمامًا. المهم هو أن تستخدم شيئًا ما لإدارة مشاريعك، مما يعطي عملك هيكل ويضمن لك عدم تفويت أي شيء مهم.

مع وجود منهجية إدارة المشاريع واضحة، حان الوقت لبدء إدارة مشروعك. كونك مدير مشروع هو عمل معقد، يتطلب مجموعة مهارات فريدة ربما تشبه إلى حد كبير مهارات السياسي.

مدير المشاريع

يقوم مديرو المشاريع بقليل من كل شيء والكثير من كل شي. يملأون الفجوات كلاعبين متعددين أثناء إعداد المسرحيات لبقية الفريق. إنهم يبحثون عن الأدوات، وصياغة المقترحات، ويقدمون الخطط إلى الإدارة العليا. ويديرون الموظفين.

أدوار ومسؤوليات مدير المشروع

على غرار المشروع الذي يمر من خلال مجموعة متنوعة من المراحل، يحتاج مدير المشروع إلى تولي مجموعة من الأدوار والمسؤوليات مع الأشخاص المعنيين. وتشمل هذه الأدوار،

• شخصي ( العمل مع مجموعة متنوعة من المهنيين. وحل نزاعات الفريق. وبناء علاقات إيجابية مع الجميع. وتحفيز أعضاء الفريق)
• معلوماتي ( التواصل مع جميع أصحاب المصلحة بشكل فعال. وجعل الناس على اطلاع دائم. وتنظيم اجتماعات الفريق بشكل متكرر. وتقديم ملاحظات حول الأداء )
• إداري ( اتخذ مجموعة من القرارات في كل مرحلة. ويكون واضحًا ومركّزًا. والحفاظ توازن النطاق والوقت والموارد. ومنع زحف النطاق وانزلاق الميزانية )
• تنظيمي ( توظيف وإدارة الموظفين. وإدارة الامور الماليه. والالتزام بأولويات العمل )

ولكن أي من هذه المهارات هو الأكثر أهمية لنجاح مدير المشروع؟ مهام و مسؤوليات مدير المشروع

كم عدد المشاريع التي يمكن لمدير مشاريع واحد إدارتها؟

ما هي أسباب فشل المشاريع؟

أي مشروع قابل للتطبيق عرضة للفشل بسبب أحد الأسباب الخمسة المذكورة أدناه:

• نقص الموارد. موارد غير كافية لإكمال المشروع.
• إطار زمني غير مناسب. تواجه مشكلة في إكمال المشروع في الوقت المحدد.
• أهداف غير واضحة. عدم وجود وثائق مفصلة يمكن أن يؤدي إلى نتائج غير مناسبة.
• توقعات أصحاب المصلحة التي تتم إدارتها بشكل سيئ. تغييرات نطاق المشروع التي لم يتم الاتفاق عليها من قبل أصحاب المصلحة مما تسبب في وجهات نظر متباينة للجودة أو الوقت أو الميزانية.
• إدارة المخاطر غير الكافية. قد يؤدي الفشل في تحديد المخاطر المرتبطة بكل مشروع إلى فشل مشروعك.

كيف تكون مدير مشروع ناجح

المراحل الخمس لإدارة المشروع هي:

• الفكرة والبدء
• التعريف والتخطيط
• الإطلاق والتنفيذ
• الأداء والتحكم
• إغلاق المشروع

دورة حياة المشروع

بدء المشروع

• تشكيل فريق بدء المشروع. يتضمن ذلك تنظيم أعضاء الفريق للمساعدة في تنفيذ أنشطة بدء المشروع.
• إقامة علاقة مع العميل. سيعزز فهم مؤسسة العميل لديك علاقة أقوى بينكما.
• وضع خطة بدء المشروع. يحدد الأنشطة المطلوبة لتنظيم الفريق أثناء العمل على تحديد أهداف ونطاق المشروع.
• وضع إجراءات الإدارة. يهتم بتطوير إجراءات الاتصال والإبلاغ الجماعي ، والتعيينات الوظيفية والأدوار ، وإجراءات تغيير المشروع ، وكيف سيتم التعامل مع تمويل المشروع والفواتير.
• إنشاء بيئة إدارة المشروع وكتاب العمل. يركز على جمع وتنظيم الأدوات التي ستستخدمها أثناء إدارة المشروع.

تخطيط المشروع

• وصف نطاق المشروع والبدائل والجدوى. فهم محتوى وتعقيد المشروع. تتضمن بعض الأسئلة ذات الصلة التي يجب الإجابة عليها ما يلي:
  • ما المشكلة / الفرصة التي يعالجها المشروع؟
  • تحديد النتائج التي يجب تحقيقها؟
  • ما يجب القيام به؟
  • كيف سيتم قياس النجاح؟
  • كيف سنعرف عندما ننتهي؟
• قسّم المشروع إلى مهام. تُعرف هذه التقنية أيضًا باسم هيكل تنظيم العمل. تتم هذه الخطوة لضمان تقدم سهل بين المهام.
• تقدير الموارد ووضع خطة الموارد. يساعد ذلك في جمع الموارد وترتيبها بأكثر الطرق فعالية.
• وضع جدول زمني أولي. في هذه الخطوة ، يتعين عليك تعيين تقديرات الوقت لكل نشاط في هيكل تنظيم العمل. من هنا ، ستتمكن من إنشاء تاريخي البدء والانتهاء المستهدفين للمشروع.
• تطوير خطة اتصال. الفكرة هنا هي تحديد إجراءات الاتصال بين الإدارة وأعضاء الفريق والعميل.
• تحديد معايير وإجراءات المشروع. مواصفات كيفية إنتاج مختلف المخرجات واختبارها من قبل فريق المشروع.
• تحديد وتقييم المخاطر. الهدف هنا هو تحديد المصادر المحتملة للمخاطر ونتائج تلك المخاطر.
• إنشاء ميزانية أولية. يجب أن تلخص الميزانية النفقات والإيرادات المخطط لها المتعلقة بالمشروع.
• تطوير بيان العمل. ستدرج هذه الوثيقة العمل الذي يتعين القيام به والنتيجة المتوقعة من المشروع.
• وضع خطة المشروع الأساسية. يجب أن يوفر هذا تقديرًا لمهام المشروع ومتطلبات الموارد.

تنفيذ المشروع

• تنفيذ خطة المشروع الأساسية. تتمثل وظيفة مدير المشروع في الشروع في تنفيذ أنشطة المشروع ، واكتساب الموارد وتعيينها ، وتوجيه أعضاء الفريق الجدد وتدريبهم ، والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد ، وضمان جودة نتائج المشروع.
• مراقبة تقدم المشروع مقابل خطة المشروع الأساسية. يمكن أن يساعد استخدام مخططات Gantt و PERT ، والتي ستتم مناقشتها بالتفصيل في هذه الورقة ، مدير المشروع في القيام بذلك.
• إدارة التغييرات على خطة المشروع الأساسية.
• الحفاظ على مصنف المشروع. من الضروري الاحتفاظ بسجلات كاملة لجميع أحداث المشروع. مصنف المشروع هو المصدر الأساسي للمعلومات لإنتاج جميع تقارير المشروع.
• الإبلاغ عن حالة المشروع. هذا يعني أن خطة المشروع بأكملها يجب أن تكون مشتركة مع فريق المشروع بأكمله ويجب إرسال أي مراجعات للخطة إلى جميع الأطراف المهتمة حتى يفهم الجميع كيف تتطور الخطة.

إغلاق المشروع

• اغلاق المشروع. في هذه المرحلة ، من المهم إخطار جميع الأطراف المعنية بإكمال المشروع. أيضًا ، يجب الانتهاء من جميع وثائق المشروع وسجلاته حتى يمكن إجراء المراجعة النهائية للمشروع.
• إجراء مراجعات ما بعد المشروع. يتم ذلك لتحديد نقاط القوة والضعف في نواتج المشروع ، والعمليات المستخدمة لإنشائها ، وعملية إدارة المشروع.
• اغلاق عقد العميل. يتمثل النشاط الأخير في التأكد من استيفاء جميع الشروط التعاقدية للمشروع.

الحياة الوظيفية في إدارة المشاريع

بدون شك ، تعتبر إدارة المشاريع مهنة مثيرة مع الكثير من إمكانات النمو والتنوع والفرص. إذا كنت تفكر في أنها قد تكون الوظيفة المناسبة لك، فهناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للبدء.

أولاً ، فكر فيما إذا كان المسار الوظيفي لإدارة المشروع مناسبًا لك. قد يكون من المفيد لك التواصل مع أي من مدراء المشاريع الذين تعرفهم أو يعملون في مجتمعك لإجراء محادثة. أنت لا تعرف أبدًا ، فقد يصبحون مرشدًا لك في المستقبل. يمكنك أيضًا تجربة تصفح منصة تعليمية أو مورد آخر عبر الإنترنت لمعرفة المزيد عن الصناعة.

شهادات إدارة المشاريع

بعد ذلك يأتي التعليم. هناك مجموعة متنوعة من المسارات التي يمكنك اتباعها عندما يتعلق الأمر بتعليم إدارة المشاريع ، وليس بالضرورة أن يكون أحدها أفضل من الآخر. يأخذ العديد من مديري المشاريع شهادات جامعية غير ذات صلة ثم يدخلون إلى عالم إدارة المشاريع لاحقًا. يبدأ الآخرون في مسار إدارة المشروع مباشرة من البداية. يتحول البعض إلى إدارة المشاريع من صناعة أخرى عندما يكونون راسخين بالفعل في حياتهم المهنية. مهما كان اختيارك ، فاعلم أنها فكرة جيدة أن تحصل على شهادة إدارة المشروع في وقت ما.

هناك العديد من أنواع برامج إدارة المشاريع المختلفة. المعيار الذهبي هو شهادة محترف إدارة المشاريع أو شهادة PMP التي يقدمها معهد إدارة المشاريع PMI. ومع ذلك ، ليس هذا هو الخيار الوحيد. هناك أيضًا شهادة الإصدار السادس من Prince2 ، والتي تم تطويرها في المملكة المتحدة ، بالإضافة إلى خيارات أخرى مثل شهادات Scrum.

دورة الحصول على شهادة PMP®

أخيراً

أهم شيء تكتسبه في طريقك لتصبح مدير مشروع هو الخبرة. إذا أخذت إحدى الدورات المذكورة أعلاه ، فسوف تكتسب الكثير من الخبرة ذات الصلة هناك. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا اكتساب خبرة كبيرة في وظائف أخرى أو حتى هوايات. فقط خذ الكثير في قائمة المهارات المرغوبة المذكورة أعلاه ؛ يمكن ممارسة العديد من هؤلاء في مجموعة متنوعة من السياقات.

قبل أن ننتهي من الأمور ، سنترك لك بعض النصائح. أولاً ، إذا كنت ترغب في الحصول على وظيفة في هذا المجال ، فإن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها هو العثور على مرشد رائع للمساعدة في إرشادك. ثانيًا ، احصل على أكبر قدر من الخبرة واعمل على أكبر عدد ممكن من المشاريع. ثالثًا ، تأكد من أنك تعرف جيدًا جميع المنهجيات والأدوات والأساليب والمهارات المذكورة في هذه المقالة.

الفرق بين إدارة المشروع والبرنامج و المحفظة

للمزيد حول إدارة المشاريع او إختبارت شهادة PMP لاتترد في التواصل معي عبر حسابي في تويتر