انواع الاجتماعات

الهدف الرئيسي من معرفة انواع الاجتماعات. هو تحديد كيفية إدارة الاجتماعات الناجحة. حيث أن هناك الكثير من النصائح حول كيفية إدارة الاجتماعات، ومعظمها عديم الفائدة. ليست المشكلة أن النصيحة خاطئة بحد ذاتها. انها ليست محددة بما فيه الكفاية. على سبيل المثال ، ليس من الخطأ إخبار الأشخاص بأنهم بحاجة إلى جدول أعمال يتضمن نتائج واضحة مدرجة لكل بند. قبل كل شيء, يجب ان نعلم ان هذه النصيحة لا تنطبق على الكثير من المواقف. على سبيل المثال إجتماع مديري او إجتماع لعرض المبيعات او إجتماع فريق العمل الصباحي؟ من ناحية أخرى, قد تنطبق على اجتماع مجلس الإدارة أو اجتماع تحليل المتطلبات او إجتماع مع عميل.

محتويات المقال

ملخص انواع الاجتماعات

لذلك سوف نستعرض هنا أهم 15 نوع من أنواع الإجتماعات مقسمة على 3 أقسام رئيسية, لكي نحدد المتطلب ونعرف الهدف من كل إجتماع :

إجتماعات مراجعة وتحديث (اجتماعات فريق العمل وإجتماعات تحديثات و مراجعة وإجتماعات واحد لواحد و اجتماعات مراجعة العمل و اجتماعات الحوكمة)
الإجتماعات الخاصة بالتغيير او تطوير (اجتماعات توليد الأفكار واجتماعات التخطيط وورش عمل واجتماعات حل المشكلات واجتماع صنع القرار)
إجتماعات التقييم والتأثير (إجتماعات تفاهم وإجتماعات مقدمات وتقديم و اجتماعات حل المشكلات وإجتماعات التدريب واجتماعات البث)

إجتماعات مراجعة وتحديث

بينما نقوم بعمل منظماتنا ، نتعلم. قد تعمل الخطط التي وضعناها في اليوم الأول بالطريقة التي توقعناها ، ولكن ربما لا. تظهر أشياء جديدة وقبل وقت طويل يصبح من الواضح أننا بحاجة إلى تعديل المسار. تستخدم المؤسسات هذا النوع من الاجتماعات لمراجعة الأداء وتجديد اتصالات الفريق وتنقيح نهجها بناءً على ما تعلموه.

اجتماعات فريق العمل

وتهدف الى ضمان تماسك المجموعة و تعتبر محرك تنفيذ الاعمال اليومية

تحديثات و مراجعة

هدفها الرئيسي الحفاظ على مراجعة مستمرة للمشروع و ضمان التنفيذ الصحيح

واحد لواحد

ويكون هدفها الرئيسي التطور الوظيفي والشخصي. او المساءلة الفردية في جال وقوع اخطأ فردية. وكذلك صيانة العلاقة الشخصية.

اجتماعات مراجعة العمل

ويتم من خلال هذا النوع, التعلم: اكتساب الخبرة و تنمية الثقة وكذلك توليد توصيات للتغيير

اجتماعات الحوكمة

وتهدف الى التعريف الاستراتيجي والرقابة و مراجعة الامتثال التنظيمي والمراقبة

إجتماعات لإحداث التغيير او تطوير

الأفكار الجديدة والخطط الجديدة وإطلاق المشاريع ومراجعة المشاكل التي يجب حلها والقرارات التي يجب اتخاذها.هذا النوع من الإجتماعات تغير عمل المنظمة. تتم جدولة جميع هذه الاجتماعات حسب الحاجة ، وتشمل الأشخاص الذين يشعر المنظمون أنهم الأنسب لتحقيق أهداف الاجتماع. حيث ينجحون عندما يتبعون تصميم اجتماع مدروس ويفشلون بانتظام عندما لايتم تنظيم الإجتماع بشكل جيد. نظرًا لأنه يتم جدولة هذه الاجتماعات حسب الحاجة مع من هو مطلوب ، فهناك الكثير من الاختلاف في التنسيق بين الاجتماعات. هذا هو مجال المشاركة التشاركية وأنشطة القرار وصنع المعنى ، وعندما تصبح المجموعة أكبر ، يتم تدريب التيسير.

اجتماعات توليد الأفكار

وتهدف الى خلق اكبر عدد من الافكار او افكار محدد.

اجتماعات التخطيط

وتهدف الى وضع الخطط و الالتزام بتنفيذ الخطط

ورش عمل

يتم تشكيلها عبر مجموعة و تهدف الى الالتزام والوضوح في التنفيذ. وتبحث عن نتيجة ملموسة أو أكثر ؛ منتج العمل الحقيقي يخرج من ورش العمل

اجتماعات حل المشكلات

وتهدف الى البحث عن حل لمشكلة معينة و كذلك الإتزام لتفعيل الحل

اجتماع صنع القرار

وتهدف الى الخروج بقرار موثق و ضمان الالتزام بالعمل على هذا القرار

إجتماعات التقييم والتأثير

إجتماعات تفاهم

ويهدف هذا النوع من الإجتماعات الى تعلم الأشياء التي يمكنك استخدامها لتنفيذ الإجراءات اللاحقة او لفهم الحالة الحالية لمشروع أو منظمة أو نظام

مقدمات

وتهدف الى التعرف على بعضنا البعض و إتخاذ قرر ما إذا كنت ستستمر في العلاقة

اجتماعات حل المشكلات

وتهدف بشكل أساسي الى اتفاقية جديدة و الالتزام بتعزيز العلاقة

إجتماعات التدريب

وتهدف الى نقل المعرفة والمهارات

اجتماعات البث

هذا النوع من الإجتماعات يهدف لتبادل المعلومات التي تؤيد (أو تمنع) العمل

انواع الاجتماعات العامة

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي :

اجتماعات تبادل المعلومات ، وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .
اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث .
البحث والدراسات ، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث .
اجتماعات طارئة ، والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة
اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة .
مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية ، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات .
اجتماعات علمية تعليمية ،وهي التي يتلقى فيها التلاميذ العلم على يد معلمهم وأستاذهم.

انواع الاجتماعات الادارية:

يشير كثير من الباحثين إلى وجود عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها ، وفيما يلي أهم أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها :

انواع الاجتماعات من حيث المدة أو الزمن

اجتماعات دورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو خلافه ، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات .‌
اجتماعات غير دورية : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها ( ليس هناك وقت محدد لعقدها ) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة

انواع الاجتماعات من حيث الشكل

اجتماعات رسمية : وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة ( أسلوب التصويت في الاجتماع ، حق الأغلبية في إصدار القرار ، عدد المرات التي يحق للعضو فيها الكلام ، الفترة المحددة للعضو للكلام ) .
اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة ، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار .