سالم العنزي كاتب رأي في صحيفة مكة – مهتم في تطوير المنتجات الرقمية و التقنية
الاجتماعات هي جزء لا يتجزأ من حياتنا العملية والشخصية، فنحن نشارك في الاجتماعات يوميًا مع الزملاء في العمل، أو مع الأصدقاء والعائلة. ومن أجل أن تكون هذه الاجتماعات مفيدة ومثمرة، يلزم وجود إجراءات إدارة الاجتماعات التي تضمن تنظيمها وإدارتها بطريقة فعالة ومنتجة.
تعتبر إجراءات إدارة الاجتماع أساسية لتحقيق أهدافه والاستفادة القصوى منه. إذا تم تنظيم الاجتماع بشكل جيد وتحديد أهدافه وجدول أعماله بدقة، فإنه يمكن أن يكون فعالًا في تحقيق النتائج المرجوة واتخاذ القرارات الصائبة.
في هذا المقال، سنستعرض بعض الإجراءات الهامة لإدارة الاجتماعات بطريقة ناجحة:
- وضع أهداف واضحة: قبل عقد الاجتماع، يجب تحديد الأهداف والنتائج المرجوة منه. يجب أن تكون هذه الأهداف واضحة ومحددة، حتى يعرف كل فرد في الاجتماع ما هو متوقع منه وما هي مسؤولياته.
- إعداد جدول الأعمال: يعتبر جدول الأعمال وثيقة هامة لكل اجتماع. يجب تحديد القضايا والمواضيع التي ستناقش في الاجتماع بدقة ووضوح. كما يجب تحديد الوقت المخصص لكل موضوع، وذلك لتنظيم سير الاجتماع وتجنب التطويل في مناقشة بعض الأمور على حساب الآخرين.
- تحديد المشاركين بعناية: يجب دعوة الأشخاص المناسبين للمشاركة في الاجتماع، والتأكد من وجود الأشخاص الضروريين لاتخاذ القرارات الملائمة. قد يؤدي وجود أشخاص غير مهمين إلى تضييع الوقت وتشتت الانتباه.
- توفير المستندات اللازمة: يجب توفير جميع المستندات والمعلومات اللازمة قبل الاجتماع، حتى يتمكن المشاركون من الاطلاع عليها والتحضير للمناقشة. هذا يساعد في تسهيل سير الاجتماع وتحقيق أهدافه.
- تحديد زمن الاجتماع: يجب تحديد وقت محدد للانتهاء من الاجتماع، والالتزام به. قد يؤدي الإطالة في الاجتماع إلى التشتت وفقدان التركيز، مما يجعله غير منتج.
- إدارة الوقت: يجب أن يكون مدير الاجتماع مسؤولا عن إدارة الوقت بشكل فعال. يجب مراقبة الوقت المستخدم في مناقشة كل موضوع والتأكد من استخدامه بشكل متوازن لجميع المواضيع.
- متابعة القرارات: يجب تسجيل جميع القرارات المتخذة خلال الاجتماع، والتأكد من متابعتها وتنفيذها في الوقت المحدد. يمكن استخدام ملخص للقرارات وتوزيعه على جميع المشاركين بعد الاجتماع.
في الختام، إدارة الاجتماعات بشكل فعال هي عنصر حاسم في تحقيق النجاح في العمل والحياة. باتباع إجراءات إدارة الاجتماع الصحيحة، يمكننا تحسين جودة الاجتماعات وجعلها أكثر منتجة ومفيدة للجميع.
