إدارة الوقت

إدارة الوقت

إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة. إدارة الوقت الجيدة تمكنك من العمل بطريقة أكثر ذكاء – وليست اكثر جهداً- حتى يتسنى لك الحصول على المزيد من الوقت. حتى عندما يكون الوقت ضيق والضغوط مرتفعة. الفشل في إدارة وقتك يضر بكفاءتك ويسبب الإجهاد.
“إدارة الوقت” تشير إلى الطريقة التي من خلالها تقوم بتنظم وتخطيط كم من الوقت تحتاج على أنشطة محددة.

محتويات المقال

أهمية إدارة الوقت

إدارة الوقت بشكل صحيح يساعد في:

تحدد الهدف منذ اللحظة الأولى
إنجاز الكثير من الأعمال في زمن قصير. حل العديد من المشاكل بجهد أقل.
الاستقرار الإجتماعي والنفسي.
المزيد من الاستقرار العاطفي.
إدارة الوقت يساعد في الشعور بالسعادة والقوة والتفاؤل.
التخلص من التراكمات السلبية التي تنهك طاقات الإنسان .
التخلص من الحزن والقلق وبدأ حياة جديدة. لن تستطيع الكلمات وصفها، ولكن بمجرد أن تعيش هذه التجربة ستدرك روعة تنظيم الوقت وإدارته.

اهمية إدارة الوقت للنجاح

تنظيم أدراج المكتب,عندما تنجح في التخلص من كومة الأوراق والملفات التي كانت فوق مكتبك، عد بعد ذلك إلى أدراج المكتب الخاص بك لتنظيمها. من مشاهداتي أستطيع أن أقرر أن أدرج بعض المكاتب تتحول أحيانا إلى متاحف أو محلات لبيع الأشياء الرخيصة أو مخزن للأنتيكات. هناك علب المناديل الورقية، قطع من القماش، فوط ملابس رياضية، أدوات للأكل ومعلبات – وأحيانا لا أستطيع أن أتحقق من عدد معلبات الكاتشب الصغيرة الموجودة في أحد هذه الأدراج.

وهناك العديد من الكتب التي وضعت في هذه الأدراج منذ عقود، بالإضافة إلى بعض الملفات التي تخص صاحب المكتب السابق واضعين في الاعتبار أن شاغل المكتب حاليا يجلس على مكتبه هذا منذ عامين أو ثلاثة.

نعم كل منا قد يهمل في الترتيب وتنظيم أحد أدراج مكتبه. ولكن هل يجب أن يسود الإهمال وعدم الترتيب والتنظيم كل الأدراج؟

قم بترتيب درج خزانة الملفات الموجودة بمكتبك

هناك في معظم المكاتب درج خاص تم تصميمه لنحتفظ فيه بالملفات وأوراق أخرى، غير أن معظم الناس لا يستخدمون هذه الأدراج في الغرض الذي صممت من أجله. وهناك ثلاثة أسباب تكمن وراء ذلك:

إنهم يعلمون أنه في حالة وضعهم شيئا داخل هذا الدرج، فلن يعثروا بعد ذلك عليه أبدا.
إنهم يخشون من وضع أي ورقة أو ملف بعيدا عنهم حتى لا ينسون العمل الذي يجب عليهم أن يقوموا به.
الأدراج بالفعل مليئة ومعبأة على الحد الذي لا يسمح لها بإضافة المزيد.

أستطيع أن أقول من واقع خبرتي أنه يمكن التخلص من ثمانين في المائة من الأوراق الموجودة داخل أدراج المكاتب الخاصة بمعظم الناس. فالقليل جدا من هذه الأوراق يحمل معلومات حديثة، أما بقية لمعلومات الأخرى فهي متوافرة في أماكن أخري في إطار مكان العمل أو داخل أجهزة الكمبيوتر. ومعظم هذه الأوراق مهملة دون النظر إليها لفترات طويلة جدا من الزمن وذلك لأن الأكثر أهمية من الأوراق والوثائق والسجلات يقوم الموظف بوضعها أمامه على مكتبه إلى الحد الذي يمكن فيه اعتبار الأوراق المحفوظة في الأدراج أوراق تاريخية تعود إلى العصر الجوراسي.

ويمكن ببذل القليل من الجهد أن تتخلص من الأشياء غير الضرورية الموجودة في هذا الدرج وبعد أن يتم تنظيفه وترتيبه يصبح جاهزا لاستيعاب الملفات والوثائق والسجلات المهمة التي كانت موضوعة فوق مكتبك دون تنظيم أو ترتيب. ويمكن لمعظم الناس أن يقوموا بهذه العملية في خلال ثلاثين دقيقة. وإليك الطريقة التي تتم بها:

افتح درج مكتبك، وأخرج أول ملف، وضعه فوق المكتب.
افحص كل الأوراق الموجودة في الملف ورقة. وفي حالة رغبتك في الاحتفاظ ببعض مستندات خاصة بها في الحال بحيث يتم التخلص مما عداها.
عد بعد ذلك لحافظة المستندات. أعد الأوراق الموجودة. في حافظة المستندات إلى الملف أو افتح لها ملفات جديدة حسبما تقتضي الضرورة.

دليل إدارة الوقت

ضم مجموعة الأوراق المتعلقة ببعضها واجمعها بمشبك واحد، أما تلك الأكثر أهمية أو التي تعود إليها بشكل متكرر فيجب وضعها في مقدمة الملف. وكل ما عدا ذلك يتم وضعه في مؤخرة الملف.

إذا كانت ملفاتك غير صالحة أو متسخة فما عليك إلا إلقاؤها واستخدام ملفات جديدة.

افحص الملف التالي الموجود بدرج مكتبك. استمر في هذه العملية حتى تنتهي من فحص كل الملفات. ومع تفحص كل ملف ستكتشف أشياء يجب الانتهاء منها وتنفيذها وستكتشف أوراق موضوعة في غير الملفات التي يجب أن توضع فيها. أضف تلك الأشياء التي يجب تنفيذها إلى قائمتك خطة عملك الرئيسية واستمر على هذا المنوال. وعندما تجد أوراقا في غير ملفاتها الصحيحة قم بتصحيح الوضع، وضعها في ملفها المناسب أو افتح لها ملفا جديدا.

بعد أن تنتهي من تريب وتنظيم درج المكتب الخاص بالملفات. ستجد نفسك وقد احتفظت بعدد قليل فقط من هذه الملفات في حين أن باقي الملفات قد تم التخلص منها أو تمريرها لخص آخر أو إعادتها إلى قسم الملفات الرئيسية. والآن تجد نفسك وقد حصلت على درج به فراغ كبير يمكنك أن تضع فيه تلك الملفات والأوراق التي كانت من قبل فوق المكتب.

طريقة ناجحة لإدارة الوقت

حقق إنتاجبة أكثر عن طريق تقليل ساعات عملك.

إن العمل لساعات أطول يمكن أن يكون مهم جدا” لإنجاز أكثر،هذا الإعتقاد سائد بين معظم الناس،لكن خبراء التطوير الذاتي لديهم رأي آخر،إذ أنهم يرون أن أنه على المدى البعيد سوف تنتهي الأمور بإنتاجية أقل وإنجاز أقل ….ولكن كيف يحصل ذلك؟!!!

دعنا نشرح هذه النقطة،على سبيل المثال في عام 1926 كان هنري فورد مؤسس شركة فورد الشهير،هو صاحب فكرة إعتماد طريقة العمل لمدة 40 ساعة في الأسبوع،حيث أثبتت خبراته وتجاربه أن العمل ثماني ساعات في اليوم لمدة خمسة أيام في الأسبوع،أعطى أداء” وإنتاجية أكثر لدى العمال من العمل 6 ايام لمدة 10 ساعات.والسبب في ذلك يعود إلى أن إعطاء يومين راحة للعمال،يساهم في تجديد نشاطهم وإعطائهم طاقة أكبر للعمل من جديد.

لدي خبر سعيد لك و هو أنه بإمكانك عمل تجاربك الخاصة لمشاهدة إذا كان العمل لساعات طويلة يقلل من إنتاجيتك أولا،ولكي تفعل ذلك إحتفظ بسجل للوقت لقياس إنتاجيتك حسب طول ساعات العمل،إحسب نسبة الوقت الذي تقضيه في مهمات لصالح العمل،والمهمات التي ليس لها علاقة بالعمل.

حاول ان تبدأ بعمل سجل للوقت لمدة اسبوع لساعات عمل مختلفة المدة،مثلا” ممكن تسجل العمل لمدة 40 ساعة/أسبوع،و 50 ساعة/أسبوع ،و60 ساعة/أسبوع.و بناء” على تجاربك يمكنك أن تقرر إذا كان عملك لساعات أطول يقلل من إنتاجيتك أو يزيدها.

قد تكون طريقة العمل لمدة 40 ساعة/أسبوع أثبتت أنها الطريقة الأفضل للعمل ،منذ أن مارسها هنري فورد،لكن هذا لا يعني أبدا” أن عليك الإلتزام بها،من الأفضل لك أن تكتشف بنفسك طريقة العمل الخاصة بك والتي تناسب قدراتك، حاول أن تكتشف أطول عدد من الساعات التي يمكنك أن تعملها خلال الأسبوع ،مع الإحتفاظ بنسبة إنتاجية عالية،إعتبر هذا تحديا” لك.

الأخطاء الخمسة الفادحة في إدارة الوقت

إن مفهوم إدارة الوقت الحديث يعتمد على قاعدة ترتيب الأولويات وإستغلال الوقت بذكاء،وهذا يعني العمل لأوقات أقل وتحقيق إنتاجية أكبر، ويقول د.دونالد ويتمور صاحب موقع الإنتاجية الشخصية ، إننا سنحقق إنتاجية أكبر حين نعمل بذكاء أكثر من أن نعمل بمجهود كبير دون منطق،ويضرب مثلا” لذلك بسباق الخيول فيقول :إن الحصان الذي يحقق المركز الأول يحصل مثلا” على 50 ألف دولارا”،أما الحصان في المركز الثاني فيحصل على 25 ألف دولارا”،وهذا لا يعني أبدا” إن الحصان الأول بذل ضعف جهد الحصان الثاني!!! وإنما الفرق بينهما ربما يكون مسافة ثواني أو أنف حصان فقط (Nose a head )!!!

ولهذا ليس علينا أن نضع أنفسنا يوميا” في موضع القلق والنرفزة، في محاولة للسباق مع الزمن وتحقيق إنجازات هي ضعف إنجازات اليوم السابق،المطلوب منا يوميا”أن ننجز هذه المسافة الفارقة وهي مسافة أنف الحصان فقط!! أي نزيد إنتاجيتنا بقيمة بسيطة فقط حتى نحقق الإستفادة الكاملة من الوقت ونلبي إحتياجات العصر المتزايدة.

هذه المقالة المترجمة من موقع د.دونالد ويتمور الذي يقول أنه خلال 30 عاماً من مزاولته لمهنته كمدرب محترف لتدريب برامج إدارة الوقت، لاحظ بعض الأمور التي يجب أن لانفعلها خلال يومنا لإدارة الوقت بشكل كفؤ، والتي سماها الأخطاء الخمسة الفادحة في إدارة الوقت،و وهي كالتالي:

ابتداء يومك بدون خطة فعلية : إذا لم يكن لديك خطة فعلية قد وضعتها من بداية اليوم، فانظر ماذا يحدث لك، سوف تكون أقعالك كلها ردات أفعال لأحداث تحدث في يومك، وسوف تستجيب دائماً للصوت الأعلى من حولك، وتمضي يومك في حالة دفاع تستجيب فيها للآخرين ومطالبك الأخرى،إن إدارة الوقت ليست هي فعل الأشياء الخطأ بسرعة، لأن ذلك معناه أننا نمضي بشكل سريع إلى حيث لايوجد شيء!!! إن إدارة الوقت الحقيقية تعني أن نفعل الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب.
الخروج عن التوازن في حياتك: إن حياتنا تتكون من سبع مناطق حيوية،الحالة الصحية والحالة العائلية والأمور المالية والحالة الفكرية والحالة الإجتماعية والحالة المهنية وأخيراً الحالة الروحية. سوف يكون من الصعب علينا أن نخصص وقتاً لكل منطقة يومياً، ولكن على المدى البعيد علينا أن نخصص كميةً كافيةً ونوعية من الوقت لكل منهم وذلك لإعادة التوازن لكل منا، وإذا صدف وتجاهلنا واحد أو إثنين من هذه المناطق، فسوف ندمر نجاحاتنا. تخيل إذا كانت أمورك المالية ليست على مايرام ماذا يحدث؟! بالتأكيد سوف تتأثر حياتك العائلية والمهنية أليس كذلك؟!
العمل في مكتب فوضوي أو في مكان غير مرتب : أثبتت الدراسات العلمية أن الشخص الذي يعمل على طاولة غير مرتبة، يصرف في المعدل حوالي ساعة ونصف من وقته في محاولة العثور على الأشياء، وبالتالي يتشتت نشاطه وتركيزه في العمل، وهذا ليس كل شيء فالمسألة تتعدى ذلك إلى انسياب الوقت من بين يديك كما ينساب الماء،دقيقة وراء دقيقة وساعة خلف ساعة حتى ينتهي الدوام أو ينتهي العمر!!!
عدم أخذ قسط مناسب من النوم : أثبتت الدراسات العلمية أن 75% من الناس يشتكون بشكل منتظم من التعب والإرهاق والعمل المنهك، لأن معظم الناس ينامون بشكل غير منتظم ولاكافي، إن يومهم مليء بالتوتر حتى أنهم يفقدون السيطرة في العمل بسبب عملهم بشكل مجهد وليس بذكاء، (work hard not smart) وبالتالي لايحصلون على نوم كافي ونوعي (نوم صحي).
عدم أخذ استراحة غذاء : إن الكثيرين من الناس يعملون بشكل متواصل متأملين من ذلك أنه سوف يمنحهم المزيد من الوقت للإنتاج، وقد أثبتت الدراسات العلمية أن هذا العمل المتواصل سيعطي نتائج عكسية وإنتاجية سلبية، بل إنه بعد ساعات من العمل المتواصل تبدأ أحاسيسنا بالتبلد، وقد يعترينا إحساس بالملل والإحباط، إن أخذ استراحة غذاء حتى ولو كانت قصيرة ولمدة 15 دقيقة، فإن ذلك يمنحنا الفرصة لشحن بطاريتنا وإعادة شحن الطاقة لدينا، لمعاودة التعامل بكفاءة أكبر مع تحديات العمل فيما بعد الظهيرة.

أهمية تنظيم و إدارة الوقت

قام أستاذ جامعي في قسم إدارة الأعمال بإلقاء محاضرة عن أهمية تنظيم وإدارة الوقت حيث عرض مثالا حيا أمام الطلبة لتصل الفكرة لهم.

كان المثال عبارة عن اختبار قصير، فقد وضع الأستاذ دلوا على طاولة ثم أحضر عددا من الصخور الكبيرة وقام بوضعها في الدلو بعناية، واحدة تلو الأخرى، وعندما امتلأ الدلو سأل الطلاب : هل هذا الدلو ممتلئا ؟

قال بعض الطلاب : نعم.

فقال لهم : أنتم متأكدون ؟

ثم سحب كيسا مليئا بالحصيات الصغيرة من تحت الطاولة وقام بوضع هذه الحصيات في الدلو حتى امتلأت الفراغات الموجودة بين الصخور الكبيرة ….

ثم سأل مرة أخرى : هل هذا الدلو مملتئ ؟

فأجاب أحدهم : ربما لا ..

استحسن الأستاذ إجابة الطالب وقام بإخراج كيس من الرمل ثم سكبه في الدلو حتى امتلأت جميع الفراغات الموجودة بين الصخور ..

وسأل مرة أخرى : هل امتلأ الدلو الآن ؟

فكانت إجابة جميع الطلاب بالنفي. بعد ذلك أحضر الأستاذ إناء مليئا بالماء وسكبه في الدلو حتى امتلأ.

وسألهم : ما هي الفكرة من هذه التجربة في اعتقادكم ؟

أجاب أحد الطلبة بحماس : أنه مهما كان جدول المرء مليئا بالأعمال، فإنه يستطيع عمل المزيد والمزيد بالجد والاجتهاد.

أجابه الأستاذ : صدقت .. ولكن ليس ذلك هو السبب الرئيسي .. فهذا المثال يعلمنا أنه لو لم نضع الصخور الكبيرة أولا، ما كان بإمكاننا وضعها أبدا.

ثم قال : قد يتساءل البعض وما هي الصخور الكبيرة ؟ إنها هدفك في هذه الحياة أو مشروع تريد تحقيقه كتعليمك وطموحك وإسعاد من تحب أو أي شيء يمثل أهمية في حياتك.

تذكروا دائما أن تضعوا الصخور الكبيرة أولا .. وإلا فلن يمكنكم وضعها أبدا ..

فاسأل أخي الحبيب نفسك الليلة أو في الصباح الباكر .. ما هي الصخور الكبيرة في حياتنا ؟ وقم بوضعها من الآن.