الرئيسية / ادارة / ادارة الاجتماعات
ادارة الاجتماعات
ادارة الاجتماعات

ادارة الاجتماعات

تعتبر ادارة الاجتماعات فن يجب على إداري الناجح ان يتقنه ، ولإدارة أي اجتماع يجب كما يقول الباحث كينان حصول الاجتماعات ، ومع ذلك فإن الفكرة العامة لكثير من الأشخاص الذين شاركوا في اجتماعات سيئة التنظيم وتفتقر إلى السيطرة والتوجيه هي أن تلك الاجتماعات كانت مضيعة أو ضياعاً للوقت ، وكثيراً ما تدل أو تشير عباراتهم عن جوانب الضعف في تلك الاجتماعات .

معلومات عن ادارة الاجتماعات وأهميتها

يتمثل الاجتماع في لقاء بين أكثر من فرد في مكان محدد وزمان محدد للتداول والتشاور وتبادل الرأي حول موضوع أو مشكلة بغرض تحليلها واتخاذ قرار بشأنها. وينطوي الاجتماع على مفهوم التعاون بين أفراد قد تختلف ثقافاتهم وخبراتهم ومع ذلك يحاولون معاً – عن طريق المناقشة الموضوعية – الوصول إلى حل للمشكلات المعروضة عليهم.
وتعتبر الاجتماعات التطبيق العملي لمبدأ المشاركة في الإدارة، حيث يشترك المرؤوسون مع الرؤساء في اتخاذ القرارات الإدارية التي تتعلق بتخطيط العمل ومراقبة تنفيذه، ومع ذلك فإن المشاركة في الإدارة لا تعني بالضرورة اشتراك المرؤوسين في جميع الخطوات التي تمر بها عملية اتخاذ القرار. فقد تقتصر المشاركة على مرحلة تشخيص المشكلة: أي البحث عن الأسباب الحقيقية التي أدت إلى المشكلة أو يمكن أن تؤدي إلى حدوثها مستقبلاً. كما قد تقتصر المشاركة على مرحلة وضع الحلول البديلة أو اختيار أحد البدائل. والخلاصة أن مهما اختلفت درجة المشاركة التي يسمح بها الرئيس للمرؤوسين، فإن السماح لهم بالمشاركة في المرحلة التالية من مراحل اتخاذ القرار يجب أن تتم بموافقته هو.
والاجتماعات كأسلوب للاتصال والمناقشة الحرة المفتوحة، تعوِّد الأفراد على تنمية مهارتي التحدث والإنصات بل تتعداهما إلى تنمية مهارة الإقناع: إقناع الآخرين عن طريق المواجهة المباشرة بين المتحدث والمستمع.
ويمكن تلخيص أهمية الاجتماعات في مختلف مجالات العمل بالمؤسسات في النقاط التالية:

  1. تتيح الاجتماعات الفرصة للمشاركين للتعبير عن آرائهم أياً كانت مراكزهم المهنية.
  2. تعقد الاجتماعات بهدف الوصول إلى قرارات – من خلال الدراسة والبحث – وتؤثر تأثيراً فعلاً على نشاط المؤسسة.
  3. تفرز الاجتماعات وجهات نظر مختلفة تفيد أصحاب القرار والسلطة بالمؤسسة وتساعدهم على وضع السياسات والقرارات المسيرة لنشاط المؤسسة وتساعد على تحقيق أهدافها.
  4. تتيح الاجتماعات الفرصة للأفراد في مختلف المستويات الإدارية للالتقاء والتعارف وتبادل وجهات النظر وتكوين صداقات عمل شخصية على حد سواء.
  5. تساعد الاجتماعات في سهولة الموافقة على القرارات والنتائج التي تفرزها الاجتماعات لإحساس الأعضاء بأنهم شاركوا في إعداد هذه النتائج والوصول إليها.

ولكن على الرغم من كل المزايا التي يمكن أن تأتي من الاجتماعات، يوجد العديد من الانتقادات التي توجه للاجتماعات ويمكن تلخيصها في النقاط التالية:

  1. سيطرة فئة معينة على الاجتماع ومحاولة تسييره وفقاً لرغباتهم مستغلين في ذلك سلطة الضغط من واقع مراكزهم المهنية.
  2. استغلال بعض الأعضاء الفرصة والأخذ بمبادرة التحدث بصورة تطغى على حقوق الآخرين.
  3. كثيراً ما تكون القرارات التي تتخذ عن طريق الاجتماعات تمثل الرأي الوسط تفادياً للمشاكل وحرصاً على الخروج بنتائج ايجابية من الاجتماع.
  4. إذا لم يكن رئيس الاجتماع على درجة كبيرة من الوعي والحزم، فإن الاجتماع يمكن أن يفشل بسهولة.
  5. الاجتماعات فرصة للقاء والتعارف وتجاذب أطراف الحديث دون الخوض بجدية في الأعمال المنظورة أمام الاجتماع.
  6. الاجتماعات المستمرة الكثيرة مضيعة للوقت واستنزاف لموارد المؤسسات.
  7. قد يكون بعض أفراد الاجتماع دون مستوى الاجتماع من حيث الدراية والمعرفة والخبرة اللازمة للمشاركة في الاجتماعات بفعالية.
  8. الاجتماعات كبيرة العدد لا تؤتي ثمارها نتيجة تداخل أحاديث المشاركين وسوء عملية الاتصال بهم.

مفهوم الاجتماعات :

يعرف الباحث ( فهد بن سعود بن عبدالعزيز العثيمين ) الاجتماعات بأنها ” عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين “. أما الاجتماعات الفعالة فهو الاجتماع الذي تحقق الأهداف المرجوة منها في اقل وقت ممكن وبرضا غالبية الأعضاء . ومهما اختلفت وجهات النظر في تعريفهم للاجتماع فهي كلمة للدلالة على التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين يهدف للتوصل إلى هدف محدد. وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون معًا لتحقيق هدف محدد بالإضافة إلى توافر الإمكانيات المادية المناسبة.

و الاجتماعات ما زالت وسيلة فعالة ومهمة للمشاركة الجماعية فعن طريقها وبها يتم تبادل وجهات النظر والإفادة من خبرات الآخرين، كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش.

تعرف على مهارات ادارة الاجتماعات الناجحة

أوقات كثيرة تلك التي نقضيها في اجتماعاتنا المختلفة، سواء في ميدان العمل أو العلاقات الإجتماعية, وتتعدد الأسباب التي تؤدي لطول وقت هذه الإجتماعات، بيد أن المسؤولية الأولى تقع على مدير الإجتماع أو بالتحديد الشخصية المحورية في الإجتماع، والتي يمكن أن تلعب دورا كبيرا في ادارة الاجتماعات، وحسن إدارته، وتؤكد التجارب العملية للإجتماعات الناجحة، ذلك خاصة إذا ما كان هذا الشخص يتمتع بشخصية قوية، وقدرات تنظيمية عالية، وهذه جملة من المهارات العملية التي رصدتها بنفسي، والتي يمكن أن تساهم بقدر كبير في حسن ادارة الاجتماعات المختلفة، هذا بالإضافة إلى العنصر الأهم وهو:

شخصية مدير الإجتماع:

  1. ضع في نفسك هدفا أو أهدافا للإجتماع، وضع لكل منها وزنا نسبيا من إجمالي الأهداف.
  2. حدد الأفراد الذين ينبغي حضورهم للوصول إلى أهداف الإجتماع.
  3. قلل عدد المجتمعين ما أمكن.
  4. حدد مكان ووقت بداية الإجتماع والتاريخ بدقة.
  5. حدد وقت النهاية أيضا.
  6. لا تضع وقت الإجتماع قريبا جدا؛ وهو ما يسبب ارتباكا في المواعيد لدى المدعوين للإجتماع، ولا تضعه بعيدا جدا، مما قد يجعله في طي النسيان.
  7. ضع الأفكار التي تريد وصولها إلى المدعوين للإجتماع مرتبة في ورقة (محضر الإجتماع).
  8. كلف أحد الأفراد بإبلاغ الجميع للحضور، وإبلاغهم بأفكار الإجتماع إن أمكن.
  9. تابع من كلفته للتأكد من وصول الرسالة لجيع المدعوين.
  10. ابدأ مع بداية الوقت، فإن تأخير البدء يضعف من عزيمة المنضبطين.
  11. قسم وقت الإجتماع إلى أقسام.. وضع القسم الأول لمناقشة بعض الأمور الإستشارية التي لا تحتاج حضور الجميع، ولكن بعض المتأخرين سيحس بالتقصير أو بفقد شيء ما بسبب تأخره عن البدء.
  12. التذكير بالإخلاص لله عز وجل وللصالح العام والمؤسسة العامة والتحذير من المزالق الشيطانية في تقديم المصالح الخاصة، وذم الخلاف.
  13. توزيع الأدوار في المناقشة والحزم في تنظيم ذلك من أدوار مدير الإجتماعات الناجح.
  14. التعرف على طبائع الأفراد، والإستفادة من كل شخص بالطريقة التي تخدم المصلحة العامة.
  15. توزيع الأعمال المطلوبة خلال الإجتماع، وتحديد الوقت النهائي لتسليم كل عمل.
  16. حدد في بداية الإجتماع تقسيم الوقت والبدء والنهاية، وبعض الموضوعات التي ينبغي النقاش فيها.
  17. ضع شخصا متخصصا للكتابة وتدوين وتلخيص الأفكار المطروحة ويمكن تسميته (سكرتير الإجتماع).
  18. قبل الإنتهاء من الإجتماع على مدير الإجتماع تحديد موعد ومكان الإجتماع القادم، مع طرح الأفكار التي ينبغي مناقشتها، أو متابعتها في المرة القادمة.
  19. شكر أصحاب الهمم العالية وتعزيز جهودهم.. والتفكير في الوسائل العلملية النافعة لرفع همم المقصرين، والبحث عن أسباب التقصير والتفكير والتعاون معهم على تجاوز العقبات الظاهرة.
  20. في بداية الإجتماع التالي يتم التذكير بأهم الأمور المطلوب متابعتها منذ الإجتماع الماضي.

اسس ادارة الاجتماعات الناجحة

السابقة سعياً للتطوير والإرتقاء. وكذلك من خلال اللقاءات التربوية يمكن صياغة جوانب الشخصية المتوازنة التي تستقي من قرآن ربها وسنة نبيها عليه الصلاة والسلام الرشد والهدي والثبات على درب الإيمان والخير والسداد.
ونظراً لأهمية اللقاءات، ولزيادة إنتاجيتها وكفاءتها وتطوير آليات تنفيذها فلا بد من التعرف على كيفية الإدارة السليمة للإجتماعات، وعلى كيفية تسييرها وتنفيذها بكفاءة وإقتدار، وفيما يلي عرض وإيضاح لذلك، وقد أشار الرسول الكريم (ص) إلى إجتماعات الخير وعناصرها ومآلاتها فقال (ص): “ما إجتمع قوم في بيت من بيوت الله (تعالى) يتلون كتاب الله ويتدارسونه بينهم إلا نزلت عليهم السكينة، وغشيتهم الرحمة، وحفتهم الملائكة وذكرهم الله فيمن عنده”.
التحليل الإستفساري للإجتماعات- تساؤلات عملية:-

  1. لماذا نجتمع، وماذا نريد تحقيقه من الإجتماعات؟
  2. متى يكون الإجتماع، وكيف؟
  3. ما هي أنواع الإجتماعات التي يعقدها الناس؟
  4. ما مدى فاعلية وكفاءة الإجتماعات التي نعقدها؟
  5. هل نحن راضون عن إجتماعاتنا، ونتائجها؟
  6. كيف السبيل لتطوير أداء وكفاءات الإجتماعات (ادارة الاجتماعات)؟
  7. ما هي أدوات تطوير اللقاءات وآلياتها (اداوت ادارة الاجتماعات)؟
  8. ماذا يترتب على تحسين مستوى الإجتماعات وتطويرها؟ (تطوير ادارة الاجتماعات)
  9. هل تطوير الإجتماعات وتحسين كيفية ادارة الاجتماعات يكفي لتحسين مستوى الأداء العالم؟
  10. من المسؤول عن تحسين كفاءة الإجتماعات؟
  11. هل تراعى قواعد إدارة الوقت في إجتماعاتنا، ولماذا؟
  12. ما هي ضرورات عقد الإجتماعات، وهل هناك حاجة لعقد الإجتماعات دورياً، وهل يمكن الإستعاضة عنها بوسائل أخرى؟
  13. هل يمكن الوصول إلى مستوى (مدير الدقيقة الواحدة)؟

أهمية ادارة الاجتماعات:

يعرف الإجتماع بأنه التئام عدد معين من الناس تجمعهم صفة مشتركة في مكان محدد لمناقشة موضوع (موضوعات) معينة بهدف الوصول إلى نتائج مثمرة ضمن إطار زمني محدد. وبناءً على هذا التعريف فإنه يمكن إيراد الفوائد التالية للقاءات ضمن إطار أهمية ادارة الاجتماعات , تعد الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية ، وتأتي أهميتها لدورها الحيوي كوسيلة اتصال فعالة في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات، حيث يمكن من خلالها تحقيق الأمور التالية :

  1. للتشاور والتفاعل الإيجابي وللتعبير عن الرأي المفضي إلى التفاهم والتعاون والتوجيه.
  2. للوصول إلى القرارات الأصوب والخلاصات المثمرة كنتيجة إيجابية عن تلاقح الآراء وتبادل وجهات النظر.
  3. تقليل حجم القرارات الفردية.
  4. التعرف على وجهات النظر المختلفة، وإكتشاف المواهب والطاقات.
  5. تأمين درجة أفضل لقبول القرارات والمساهمة في تنفيذها.
  6. صورة من صور الإدارة الناجحة.
  7. صورة من صور إنتهاج الأسلوب العلمي في العمل والسعي نحو الوصول إلى صفة المؤسسية في العمل.
  8. إكتساب الدراية والمهارات والخبرات.
  9. تدريب أصحاب الكفاءات الناشئة والمبتدئين في العمل.
  10. ضمان حسن سير العاملين في المؤسسة نحو تحقيق أهدافها العامة، ولضمان عدم تشتت الميول والإتجاهات لدى العاملين في مختلف مستوياتهم الإدراية والعملية.
  11. التوصل إلى دراسات كاملة وشاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة ، وذلك من خلال تنوع خبرات وتخصصات الأعضاء ونقاشاتهم البناءة القائمة على المشورة وتبادل الرأي .
  12. التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والعمق والصدق والموضوعية بعكس القرارات الفردية التي تعتمد على قدرات شخصية وتتسم أحيانا بالتحيز والمصالح الشخصية .
  13. التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع المنظمات الأخرى .
  14. إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هو أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة ( التدريب ) .
  15. إتاحة الفرصة للقادة الإداريين والمشتركين في الاجتماع لتوصيل آرائهم وتوجيهاتهم ووجهات نظرهم إلى بقية العاملين عن طريق الأعضاء المشاركين ، كما تتيح في نفس الوقت توصيل مطالب وشكاوى العاملين .
  16. رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرارات .

الإعداد للإجتماعات:

يتضمن الإعداد للإجتماعات توفر عدة عوامل أساسية تساهم في إنجاح ادارة الاجتماعات وزيادة مدى إنتاجيته، ومن هذه العوامل ما يلي:

  1. التهيؤ النفسي للحضور ووجود الدافعية للحضور والحماس لذلك.
  2. الإستعداد والجاهزية فيما يرتبط بالزمان والمكان والعوامل المساعدة ووصول الدعوات للإجتماع قبل موعده بوقت كافٍ لا يقل عن أسبوع.
  3. متابعة ما سبق من قرارات وإنجازات في الإجتماعات السابقة إن وجدت.
  4. إعداد الجدول الإطاري الإجتماع ويشتمل ذلك:
    أ‌- جدول الأعمال.
    ب‌- التفريغ الزمني لكل نقطة في جدول الأعمال.
    ج- اقتراح جهات تنفيذ القرارات بشكل أولي.
    د- إعداد مشروع البيان الختامي.
  5. الإعداد العملي والعقلي للإجتماع، بحيث يكون اللقاء لتفريغ الأفكار التي يتم إعدادها قبل الإجتماع وليس أثناءه بشكل أساسي.
    ويمثل الشكل أدناه وقت الإعداد العلمي والعقلي للإجتماع.
  6. توضيح المطلوب من اللقاء وتحديد أهدافه.
  7. الإستعداد لتنفيذ ما يتم الإتفاق عليه ويطلب في الإجتماع.

إعداد جدول الأعمال (طريقة عمل و كتابة محضر اجتماع):

  1. يعد جدول الأعمال أمين السر بالتعاون مع الرئيس، ويوزع على المشاركين قبل الإجتماع.
  2. توزع الأوقات اللازمة لكل بند من بنود جدول الأعمال، ويلتزم بذلك.
  3. يتلى جدول الأعمال ويقر في بداية إنعقاد الإجتماع.
  4. يلتزم بجدول الأعمال بشكل كامل لضمان نجاح ادارة الاجتماعات.
  5. تراعى مناسبة محتويات جدول الأعمال لطاقة المشاركين ومدة الإجتماع ونوعه وظروفه.
  6. يراعى التسلسل المنطقى والظرفي والعمل في إعداد جدول الأعمال، فتوضع النقاط التي تقتضي وقتاً قصيراً ونقاشاً قصيراً في البداية.
  7. توضع البنود المثيرة للجدل في الجزء الأخير من جدول الأعمال أو عند وقت الإستراحة (قبل الإستراحة بوقت قصير) مع إتاحة الوقت الكافي لذلك.
  8. يراعى تسلسل بنود جدول الأعمال مع الوقت المحدد لها بحيث يكون منحنى توزيع وقت الإجتماع طبيعياً، وليس أن تأخذ النقاط الأولى من جدول الأعمال الوقت الأكبر، بينما الأخيرة تسلق سلقاً ولا تحظى إلا بوقت قصير!!!
  9. يوجد العديد من النماذج الجاهزة والتي تضمن نجاح ادارة الاجتماعات (محضر اجتماع doc , محضر اجتماع جاهز , محضر اجتماع قصير ) والتي سوف يتم استعراضها في وقته.

ماهى فوائد ادارة الاجتماعات

إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين .
من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة للعاملين عموماً .
تعطى الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات وبالتالي الحماس لتنفيذها وتحمل المسئولية في ذلك .
بالاجتماعات تكرس روح الفريق في العمل الذي لا غنى عنه في الأعمال الكبيرة .

كيفية ادارة اجتماع ناجح
كيفية ادارة اجتماع ناجح

ضوابط نجاح الإجتماعات:

يمكن زيادة عوامل نجاح ادارة الاجتماعات بتواجد وتوفر العناصر التالية:

  1. الزمان والمكان المناسبين للمشاركين.
  2. ضمان حضور جميع المدعوين أو أغلبهم، بإتباع آلية تبليغ مناسبة وجذابة مع ضرورة أن تكون الدعوة للإجتماع مبكرة لإفساح المجال أمام الجميع لترتيب أوضاعهم وأوقاتهم وإرتباطاتهم.
  3. وضوح المطلوب وتحديد هدف الإجتماع وعدم وجود أمور غامضة.
  4. سهولة الأداء وعدم وجود التعقيدات والجمود والبعد عن المراء والخصومة، والحرص على الإحترام المتبادل لوجهات النظر.
  5. الحرية والحيوية والشفافية وغياب النجوى والجيوب والإستقطابات.
  6. إحترام عقول وقدرات المشاركين جميعاً.
  7. الشعور بالإنجاز، وتقديم إنجازات حقيقية وحلول عملية فعالة.
  8. العدالة والإنصاف وعدم التطفيف.
  9. حسن المتابعة ووضوح آليات التنفيذ وأدواته مع المرونة العملية في ذلك.
  10. البعد عن الشخصنة والتمحور الشخصي والإنتصار للرأي على حساب الإنصاف والحق والعدالة، وضرورة تقديم المصلحة العامة على الخاصة.

تنفيذ اللقاءات (ادارة الاجتماعات):

يمكن أن تراعى النقاط التالية في تنفيذ الإجتماعات لضمان حسن سيرها، والحصول على إنتاجية عالية لها، ومن هذه النقاط:

  1. يحدد زمان ومكان اللقاء بشكل واضح ومحدد ويوضع من الإشارات والتوضيحات ما يضمن سهولة الوصول إلى مكان الإجتماع.
  2. يلتزم بالإبتداء والإنتهاء لبنود جدول الأعمال، وللإجتماع بشكل عام في الوقت المحدد.
  3. يترأس الرئيس الإجتماع ويوضح ذلك ويعلن بشكل واضح.
  4. توضح أسماء المشاركين وصفاتهم من خلال الباجات الشخصية واللوحات الموضحة على المقاعد، ويتوجب توفر العناصر النظامية (لجنة نظام) التي توضح ذلك للمشاركين وتضمن حصول كل منهم على ما يلزمه.
  5. يتم توزيع الأدوار والأوقات بشكل علمي وعملي ومرن يراعى فيه إحترام المشاركين وقدراتهم ومكانتهم من طرف، ووقت الإجتماع وبنود جدول الأعمال من طرف آخر.
  6. يتوجب إختيار الطريقة المناسبة للجلوس أثناء الإجتماع طبقاً لعدد المشاركين وهدف الإجتماع ونوعه ومدته الزمنية.
  7. تراعى الأمور التالية بدقة وإيجابية أثناء إنعقاد الإجتماع:
    1. الجلسة المريحة أثناء الإجتماع ولجميع المشاركين من حيث الراحة البدنية والنفسية، والإضاءة والتهوية أو (الدفء أثناء الشتاء والتكييف أثناء الصيف).
    2. مراعاة آداب الحديث والإستماع ودرجة الإهتمام بالمتحدث والمستمعين من حيث التوزيع العادل للنظرات بالنسبة للمتحدث تجاه المستمعين وعدم تركيز الحديث باتجاه واحد.
    3. ضبط وقت الحديث والمشاركات والتعقيبات، وأوقات الفقرات ووقت الإبتداء والإنتهاء.
    4. وضوح الصوت ومناسبة شدته من حيث العلو والخفض لجميع المشاركين في الإجتماع.
  8. الحرص على إتخاذ القرارات المناسبة- ما أمكن- إزاء نقاط جدول الأعمال، والحذر من ترك الأمور أمام نهايات مفتوحة للنقاش بعيدة عن الدقة والضبط والإيجابية العملية.
  9. يلتزم بتأمين اللوازم الضرورية لنجاح الإجتماع قبل بدئه، مثل لوازم التعارف (باجات، بطاقات)، التسجيل، وسائل العرض (Data show) وتجهيز الشرائح (إن لزمت) لكل متحدث، والقرطاسية، والإرشادات واللوحات الإرشادية، ولوازم الطعام والشراب اللازم، والإضاءة المناسبة، والأوراق والأقلام واللوح الأبيض إذا لزم، وغير ذلك…
  10. يلتزم بأدب الحوار والناقشة، والبعد عن الجدل بعدم إفساح المجال له وإحترام الآراء المطروحة وعدم تحقير أي رأي.
  11. يعهد إلى مقرر (مقررين) الإجتماع لتدوين المداولات والقرارات بالإستعانة بالأدوات المساعدة في ذلك، لإعداد محضر الإجتماع أو التقرير الختامي له بطريقة عملية وعلمية ومتخصصة، وتراعى فيه الدقة والموضوعية والشمول والوضوح.
  12. يحرص على إبقاء أجواء الإحترام والهيبة للإجتماع، وألا يكون خروج عن النسق الطبيعي وهدف الإجتماع، وأدب الحوار، وضرورة الإستئذان للحديث والدخول والخروج، والحذر من فقدان النصاب الأساسي للحضور حتى يضمن إستمرار إنعقاد الإجتماع وهيبة القرارات والمداولات الصادرة عنه.

انواع الاجتماعات :

يمكننا أن نقسم الاجتماعات في أي عمل إلى أقسام عديدة يمكن حصرها في الآتي :

  1. اجتماعات تبادل المعلومات ، وهذه الاجتماعات الغرض منها هو تبادل المعلومات بين العاملين بصورة جماعية مما يوفر الوقت والجهد أفضل مما لو تمت بصورة فردية .
  2. اجتماعات اتخاذ القرارات ، وهي تختلف عن سابقتها بأن هذه الاجتماعات تكون لأخذ القرارات في القضايا موضوع البحث .
  3. اجتماعات البحث والدراسات ، وهذه الاجتماعات الغاية منها التباحث والتدارس من خلال ما يسمى بالعصف الذهني والفكري ، ويمكن في هذه الاجتماعات تكوين أكثر من مجموعة عمل وكل مجموعة تكلف ببحث ودراسة موضوع وجانب جزئي خاص بها ضمن الموضوع العام الذي يبحث .
  4. اجتماعات طارئة ، والمراد بها الاجتماعات التي تدعو إليها حاجة طارئة غير متوقعة وغير متضمنة في خطط المؤسسة
  5. اجتماعات روتينية دورية متضمنة في برنامج العمل في المؤسسة .
  6. اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية ومثلها ما يسمى بالاجتماعات البروتوكولية ، وهذا النوع يختلف عن سابقاته بأنه اجتماع غير منتج بعكس السابقات .
  7. اجتماعات علمية تعليمية ،وهي التي يتلقى فيها التلاميذ العلم على يد معلمهم وأستاذهم.

أنواع الاجتماعات الادارية:

يشير كثير من الباحثين إلى وجود عدة أنواع للاجتماعات تبعاً لتعدد أسس تصنيفها ، وفيما يلي أهم أنواع الاجتماعات وتصنيفاتها :

  1. من حيث المدة أو الزمن :
    1. ‌اجتماعات دورية : وهي التي تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية أو خلافه ، ويغلب عليها الطابع الرسمي ومن أمثلتها اللجان الدائمة والمجالس في الإدارات الحكومية والشركات .‌
    2. اجتماعات غير دورية : وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة إليها ( ليس هناك وقت محدد لعقدها ) لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة .
  2. من حيث الشكل :
    1. ‌أ- اجتماعات رسمية : وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة ( أسلوب التصويت في الاجتماع ، حق الأغلبية في إصدار القرار ، عدد المرات التي يحق للعضو فيها الكلام ، الفترة المحددة للعضو للكلام ) .
    2. اجتماعات غير رسمية : وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة ، ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة أو كيفية اتخاذ القرار .
  3. من حيث المستوى :
    1. اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي : مثل اجتماعات الجامعة العربية وهيئة الأمم المتحدة .
    2. اجتماعات على مستوى الدولة : مثل اجتماع مجلس الوزراء ومجلس الشورى .
    3. اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص : مثل اجتماع مجالس الإدارات واللجان في الشركات .
ادارة الاجتماعات pdf
ادارة الاجتماعات pdf

المراحل الرئيسية لعملية ادارة الاجتماعات :

لكي تحقق الاجتماعات أهدافها المرجوة ، فلا بد من العمل على إدارتها بطريقة فعالة ، ويشير كينان إلى أن عملية إدارة الاجتماعات تنقسم إلى ثلاث مراحل أساسية هي :

  • المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع .
  • المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع .
  • المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد .
  1. المرحلة الأولى : مرحلة ما قبل انعقاد الاجتماع . تسبق هذه المرحلة عقد الاجتماع ، ويجب فيها الاهتمام بعدة أمور من أهمها :
    1. تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )
    2. تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع أو من ينيبه)
      • ويجب توافر عدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما:
        • أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
        • ‌أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .‌
        • أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
        • أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
        • ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
        • ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين(خجول وغير منفتح اجتماعيا )
    3. إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
      • لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ، وينبغي أن لا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميع في مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كما يبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدته ومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ، ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .
    4. اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)
      • يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ، ومن تلك العوامل ، مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ، مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة والأدوات اللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطة وبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .
    5. إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدول أعمال الاجتماع .
  2. المرحلة الثانية : مرحلة أثناء الانعقاد الاجتماع : وهي تشمل كافة الفعاليات التي تتم خلال فترة عقد الاجتماع ( الفترة المحددة لبداية ونهاية الجلسة ) ، ويتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة ، كما يعتمد على مدى تفهم كل من رئيس وأعضاء الاجتماع للأدوار المطلوبة منهم وتنفيذها على الوجه المطلوب ، ومن هذه الأدوار :
    1. أولا : الأدوار المطلوبة من أعضاء الاجتماع :
      1. معرفة الهدف من الاجتماع والدور الذي يلعبه فيه .
      2. قراءة المعلومات المرتبطة بموضوعات الاجتماع قبل حضوره حتى يشارك في الاجتماع بفعالية .
      3. الحضور إلى مكان الاجتماع في الوقت المناسب ، أو الاعتذار وإنابة عضو آخر ملم بالموضوع في الحضور عنه .
      4. عدم مغادرة قاعة الاجتماعات أثناء الانعقاد إلا لأسباب ضرورية يأذن بها رئيس الاجتماع .
      5. الاستئذان للمشاركة في إبداء الرأي والمناقشة ، وأن تكون بشكل موضوعي وخالي من التحيز أو التعصب .
      6. الاستفسار عن المعلومات أو الموضوعات غير الواضحة أو غير المفهومة أثناء الاجتماع .
      7. الاستعداد العالي لتقبل الآخرين والإصغاء إليهم .
      8. الابتعاد عن الاتجاهات السلبية نحو الاجتماع أو بعض الموضوعات المطروحة فيه للنقاش .
      9. الالتزام بآداب الحديث مع الآخرين أثناء النقاش أو الاستفسار .
    2. ثانيا : أهم الأدوار المطلوبة من رئيس الاجتماع :
      1. مراجعة كافة التعليمات والمعلومات والتجهيزات اللازمة للاجتماع قبل حضور الأعضاء ، وتوجيه لجنة السكرتارية باستقبال الأعضاء المشاركين في الوقت والمكان المحدد .
      2. أن يستحضر في ذهنه المراحل الأربع التي يمر بها الاجتماع وأن يعمل على الاستفادة منها ، وتلك المراحل الأربع هي :
        • تشكيل الاجتماع : مرحلة البدء بالاجتماع ، وفي هذه المرحلة يدرس المشاركون بعضهم بعضا ويسعون لمعرفة مواقف الآخرين وخلفياتهم .
        • المرحلة العاصفة : مرحلة النقاش والرد ، وفي هذه المرحلة يبدأ المشاركون بالانفتاح والانهماك في مناقشات وتحديات كلامية ، قد تؤدي إلى سوء تنظيم الاجتماع .
        • مرحلة التطبيع : مرحلة العمل بإنتاجية ، وفيها تتطور الأفكار ويتم الوصول إلى تسويات ، وترسيخ إطار عام واضح يمكن الجميع من معرفة ما هو مطلوب منهم .
        • مرحلة الأداء : مرحلة النتائج ، وفيها يولد المجتمعون إجماعا ويحصلون على النتائج .
      3. افتتاح الاجتماع في الوقت المحدد مع مراعاة النواحي التالية : الترحيب بالمشاركين ، وإتاحة الفرصة لهم للتعريف بأنفسهم ، وحصر الغائبين ، والتذكير بهدف وأهمية الاجتماع أو مراجعة نتائج الجلسة السابقة ، والتعريف بالمواضيع المحددة للمناقشة ، والتأكيد على الالتزام بالوقت .
      4. اختيار مقرر ولجنة صياغة لوقائع جلسة الاجتماع ، وذلك بالاتفاق مع أعضاء الاجتماع .
      5. طرح موضوعات الأعمال في الوقت المحدد ، وتشجيع الأعضاء على إبداء وجهات نظرهم واستثارة حماسهم ودافعيتهم للمشاركة في النقاش.
      6. إعطاء العناية الكافية لنوع الأسئلة التي تثار في الاجتماع .
      7. توجيه النقاش ومنعه من الانحراف عن هدفه ( إيقاف النقاشات الجانبية ، استئثار بعض المشاركين بالكلام لفترة طويلة …. الخ ) .
      8. حفظ النظام داخل الاجتماع ، والحسم في مواجهة أي محاولات للخروج بالاجتماع عن هدفه .
      9. فرض آداب الحديث وقواعد المناقشة على المشاركين وعدم السماح لأي فرد بالانحراف عنها .
      10. اختيار الأسلوب الملائم للتعامل مع المشاركين وفقاً لنمط شخصية كل فرد منهم (المعارض ، والمتعالي ، والمتعصب ، والثرثار ، والمنطوي …. الخ) .
      11. بلورة النقاشات للحصول على إجماع على النتائج ، وذلك من خلال الإعلان عن نقاط الاتفاق وتدوينها أولا بأول ، وإعادة مناقشة نقاط الاختلاف والإعلان عن اقرب النتائج المحتملة للاتفاق .
      12. اختتام الاجتماع في الوقت المحدد بشكل مثير لحماس الأعضاء ، ويراعى في ذلك : إعادة تذكير الأعضاء بأهداف الاجتماع وما تحقق منها ، تلخيص أهم ما توصل إليه الاجتماع من نتائج وقرارات ، توجيه الشكر للأعضاء على ما قدموه ، تكليف الأعضاء بإنجاز ما أوكل إليه من مهام ، إبلاغ الأعضاء بموعد الاجتماع القادم إن لزم الأمر .
  3. المرحلة الثالثة : مرحلة ما بعد الانعقاد : وهي المرحلة التي تلي انتهاء جلسة الاجتماع ، ويتم فيها القيام بعدة خطوات أهمها ما يلي :
    1. أولاً : توثيق الاجتماع :
      1. يجب فور انتهاء الاجتماع ، إعداد محضر مطبوع بذلك ، ويجب أن يتضمن المحضر النقاط التالية :
      2. عنوان يشير إلى موضوع الاجتماع وتاريخ ومكان انعقاده .
      3. قائمة بأسماء الأشخاص المشاركين .
      4. اعتذارات الأشخاص الذين لم يحضروا .
      5. اسم رئيس الاجتماع .
      6. جدول الأعمال .
      7. ملخص عن ما تم القرار عليه في كل بند في جدول الأعمال .
      8. خلاصة توزيع المسئوليات بالأسماء على الإجراءات التنفيذية .
      9. تحديد نهاية الاجتماع وموعد الاجتماع التالي .
      10. وبعد الانتهاء من إعداد المحضر وتأكد الرئيس من خلوه من الأخطاء فانه يقوم وكافة الأعضاء الحاضرين بالتوقيع عليه ومن ثم توزيع نسخة منه على كل الأعضاء المشاركين في الاجتماع .
    2. ثانياُ : تقييم الاجتماع :
      1. يعتبر تقييم الاجتماع من قبل رئيس كل اجتماع وكافة الأعضاء المشاركين خطوة هامة وهي تهدف إلى التعرف على المشكلات التي تعرض لها الاجتماع والعمل على تفاديها في الاجتماعات المقبلة .
      2. والطريقة البسيطة للقيام بذلك ، هي الطلب من الأعضاء ملء استمارة تقييم الاجتماع – التي لا يستغرق ملؤها أكثر من دقيقة – قبل مغادرتهم مكان أو مقر الاجتماع ، وتتضمن الاستمارة الأسئلة التالية :
        • هل كان هذا الاجتماع مفيدا لك ؟ نعم / كلا
        • هل تمكنت من قول كل ما تريد قوله في الاجتماع ؟ نعم / كلا
        • هل أنت راض عن كيفية إدارة الاجتماع ؟ نعم / كلا
        • هل تعرف ما يتوجب عليك فعله نتيجة للاجتماع ؟ نعم / كلا
        • هل لديك أي تعليقات أخرى ؟ نعم / كلا .
    3. ثالثاُ : متابعة تنفيذ القرارات المتخذة: تعبر الحصيلة الإجمالية للاجتماعات دائما على مدى نجاح تلك الاجتماعات ، وكثيرا ما يتوقف ذلك على عنصرين أساسيين هما :
      1. مدى قيام الأعضاء المشاركين في الاجتماع بإنجاز المهام الموكلة إليهم أولا بأول .
      2. مدى وصول القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع إلى الجهات والأشخاص ذوي العلاقة ، وقيامهم بتنفيذ ما جاء فيها.
ادارة الاجتماعات الفعالة
ادارة الاجتماعات الفعالة

ادارة الاجتماعات الفعالة :

لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ، ويستفاد منه الفائدة القصوى لابد من وجودة الإعداد له وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده ، وعلى هذا يمكننا أن نقسم عوامل النجاح إلى ثلاثة أقسام قسم لمرحلة التحضير للاجتماع وقسم أثناءه وقسم بعد الانتهاء منه .

  1. عوامل النجاح أثناء الإعداد للاجتماع ( قبله )
    1. استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة ، إذ أنه يصبح حينئذ مضيعة للوقت وإهداراً للجهود والإمكانات .
      يجب تحديد هدف الاجتماع بوضوح قبل الدعوة للاجتماع .
    2. لابد من تحديد زمان ومكان الاجتماع بوضوح لا ليس فيه ، وينبغي مراعاة أن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين في الاجتماع .
    3. يجب إعداد جدول أعمال الاجتماع قبل الاجتماع بوقت كاف ويكون إعداده من قبل لجنة تحضيرية خاصة بذلك أو يكون من قبل الجهة المسئولة عن الاجتماع والداعية له .
    4. من لوام نجاح الاجتماع إبلاغ المشاركين بهدف الاجتماع وجدول أعماله وزمانه ومكانه وما قد يطلب من بعضهم بصورة خاصة ، ويكون ذلك قبل الاجتماع بوقت كاف يمكنهم خلاله الاستعداد للاجتماع ويقدر وقت كل اجتماع بما يناسبه .
    5. يلزم الجهة التي تعد للاجتماع أن تجهز له ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات معلومات ووسائل نقل وأماكن نوم إن طال الاجتماع وأمثال ذلك .
    6. لنجاح الاجتماع لابد أن يعد المسئول عن إدارته خطة لذلك .
    7. ينبغي لكل مشارك في الاجتماع أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع ، وأن يستعرض نفسيات المشاركين في الاجتماع وكيف سيتعامل معهم .
  2. عوامل النجاح أثناء الاجتماع :
    1. التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
    2. الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية ، وألا يكون مرهقاً .
    3. السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام .
    4. افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسول الله ثم تلاوة شيء من القران إن أمكن .
    5. التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيان مهمة كل واحد في الاجتماع .
    6. اختيار مسئول الاجتماع ومقرره إن لم يسبق بيان ذلك .
    7. تذكير الحاضرين بجدول الأعمال وترتيبه في العرض وزمن كل فقرة من الجدول إن أمكن ذلك .
    8. تحديد نهاية الاجتماع ليكون الجميع على بينة من أمرهم .
    9. إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في الحوار والنقاش بالعدل والسوية .
    10. عدم الخروج من أي فقرة من الفقرات جدول الأعمال قبل اتخاذ قرار محدد وواضح فيها وتسجيل ذلك أولا بأول ولابد أن تكون القرارات بالإجماع أو الأغلبية من الحاضرين أو حسب لوائح ونظم المؤسسة .
    11. لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع الاجتماع ، أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه ، أو يسيء إلى غيره ، وليكن هذا التذكير بأدب ولطف في العبارة .
    12. في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصيل إليها وما يخص كل عضو منها .
    13. إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة أو بموافقة الحاضرين .
  3. عوامل النجاح بعد الاجتماع :
    1. تزويد كل عضو بما يخصه من القرارات الاجتماع .
    2. تبليغ الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قراراته .
    3. حسن توديع المشاركين في الاجتماع .
    4. وضع خطة تنفيذية لتنفيذ قرارات الاجتماع ودوام متابعة ذلك وتقوم مدى التقدم نحو تحقيق هدف الاجتماع .
  4. أسباب فشل الاجتماعات : عدم وضوح الهدف من الاجتماع لدى المشاركين فيه أو عدم اقناعتهم بهذا الهدف .

وسوف يتم اضافة بعض النماذج خلال الايام القادمة :

  • ادارة الاجتماعات doc
  • ادارة الاجتماعات pdf
  • ادارة الاجتماعات ppt
  • نموذج اجندة الاجتماع
  • نموذج جدول اجتماعات
  • نموذج جدول اعمال اجتماع مجلس ادارة
  • نموذج جدول مواعيد اجتماعات

 

هذا المقال جزء من دورة الحصول على شهادة PMP®

وللمزيد حول ادارة الاجتماعات :

يمكنك التواصل معي خلال تويتر

مراجعه العرض على سلادشير

عن سالم العنزي

مدير مشاريع معلوماتية مهتم بتطوير الحلول التقنية و الموارد البشرية

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *